Architecten
Ontwerp- en uitvoeringsfasen
Beheer van e-mails
Hoe maak je van een administratieve rompslomp een troef voor een veerkrachtig bedrijf?
Uitdaging
E-mail uitwisselingen hebben de bouw definitief veranderd. Voortaan gaat alles sneller. Maar u hebt nog steeds te maken met de hoeveelheid informatie die je ontvangt en verstuurt!
Het project van een nieuw gebouw kan zich uitstrekken over vele jaren en met talloze wendingen. En wanneer de werf uiteindelijk van start gaat, moeten er veel beslissingen worden genomen, goedkeuringen worden verkregen en rekening worden gehouden met opmerkingen van andere partners.
Wie heeft nooit vervelende minuten besteed aan het vinden van een essentiële e-mail om te bewijzen dat hij op het juiste moment reageerde of alle informatie aan een van zijn partners gaf? Om nog maar te zwijgen van de elementen die enkele jaren na het einde van een bouwproject moeten worden verzameld, wanneer er sprake is van een verzoek in het kader van een 10-jarige garantie.
Hoe kan men e-mails vinden die met werknemers van het bedrijf zijn uitgewisseld wanneer zij het bedrijf hebben verlaten?
Hoe kunnen teamleiders binnenkomende verzoeken bijhouden die zij intern of aan partners in het kader van één tijdelijk maatschappij hebben doorgegeven? E-mailbeheer is meer dan een individuele kwestie voor elke werknemer. Het gaat erom dat elk bedrijf controle heeft over de inzet van zijn verantwoordelijkheid via de geschriften van elk van zijn leden.
Het architectenbureau Archipelago koos Cooperlink om de duurzaamheid van haar organisatie te waarborgen door de e-mails van haar medewerkers te beheren.
Architect
César Muyle
Executive Partner | Architect
Archipelago Architects
Onze projecten mobiliseren door hun omvang en complexiteit grote teams van vele interne en externe partners.
De hoeveelheid gegevens, vooral het aantal uitgewisselde e-mails, is aanzienlijk: de coördinatie en traceerbaarheid van de uitwisselingen verzekeren kan een complexe taak zijn. Daarom hebben we Cooperlink ingeschakeld om dit dagelijks beheer te vergemakkelijken.
Wanneer we bijvoorbeeld wijzigingsverzoeken ontvangen, kunnen onze medewerkers deze opslaan in Cooperlink, metadata toevoegen en taken binnen teams bijhouden.
Zo hebben onze projectmanagers een overzicht van hun lopende dossiers, want Cooperlink brengt correspondentie, uitgewisselde documenten en de opvolging van dagelijkse taken samen in één platform.
Kerncijfers
Oplossing
Cooperlink stelt elk lid van dezelfde organisatie voor zijn e-mails te centraliseren voor :
- De terugkerende acties met betrekking tot de classificatie van emails automatiseren
- Taken toewijzen aan een collega en deze opvolgen
- email gegevens verrijken
- Om op één plaats zijn correspondenties en to do's te hebben
- Bepaalde terugkerende acties automatiseren, zoals het opslaan van email bijlagen op je server
- Correspondentie archiveren en zorgen voor gemakkelijke toegang tot informatie via metadata
Er is ook een Outlook-plugin, zodat teams die deze e-mailoplossing gewend zijn, hun gewoonten niet hoeven te veranderen.
Met de digitalisering van processen in de bouwsector en de steeds groter wordende hoeveelheid te verwerken informatie, heeft Archipelago de behoefte vastgesteld om informatie te centraliseren en intern te delen. Met Cooperlink heeft Archipelago een oplossing gevonden die aan deze behoeften voldoet.
Voordelen
Er zijn verschillende redenen waarom organisaties met de Cooperlink oplossing zouden moeten werken:
- De beheerders vinden het een echte hulp om de projecten op te volgen, omdat ze een overzicht hebben van de uitwisselingen over de lopende dossiers. Zo kunnen zij de voortgang van de dossiers zo goed mogelijk volgen.
- Cooperlink draagt bij aan het kwaliteitsmanagementsysteem als onderdeel van ISO-certificeringen.
- Naast de hulp bij het dagelijkse beheer van e-mails, vinden medewerkers een compleet platform dat e-mails, taken, uitwisselingen van documenten tussen partners, goedkeuringsstatussen, enz. bundelt.
- Cooperlink draagt ook bij aan risicopreventie. Het platform vergemakkelijkt het verzamelen en opvragen van informatie om de situatie onder controle te houden.
