Waarom een conventie definiëren voor het benoemen van bestanden?

Wanneer een ontwerpteam samenwerkt aan een project, produceert elk ingenieursbureau documenten: architecturale plannen, stabiliteitsplannen, principiële notities, maatnotities, vergaderverslagen...

De gegenereerde informatie wordt al snel belangrijk, terwijl het project nog maar een idee is. Elke projectpartner gebruikt zijn eigen naamgevingssysteem om zijn documenten te classificeren. Voor de ijverigen is de conventie op kantoorniveau vastgesteld. Maar dit is niet altijd het geval. Sommige teams vinden bij elk project het wiel opnieuw uit. Binnen hetzelfde ingenieursbureau staan de servers vaak vol met documenten die hetzelfde aanduiden voor verschillende projecten met willekeurige namen. En het wordt nog ingewikkelder als het gaat om het delen van de bestanden die op een COB (Common Data Environment) worden geproduceerd. Op hetzelfde project en zonder gemeenschappelijke conventie worden documenten benoemd volgens systemen die inspelen op incidentele en persoonlijke logica. Als we daar de Belgische specificiteit aan toevoegen, namelijk het gebruik van verschillende landstalen onder de belanghebbenden van hetzelfde project, is het vinden van een bestand op een server die ter beschikking is gesteld voor een project een ware speurtocht.
‍

De noodzaak van een gemeenschappelijk kader voor het benoemen van projectbestanden

Wat zijn de voordelen van een uniforme bestandsnaamgeving?

De voordelen van een gemeenschappelijke bestandsnaamconventie zijn talrijk:

• Vereenvoudiging van communicatie tussen partners
• Traceerbaarheid en controle van documenten
• Gegevens koppelen aan het BIM-model
• Correspondentie van herzieningen
• Zoeken op meerdere criteria
• Hergebruik van gegevens gedurende de levenscyclus van documenten

Het gebruik van een gemeenschappelijke en robuuste naamgeving verhoogt het kwaliteitsbeheer (documentbeheer) van je project aanzienlijk. Je moet het er alleen nog over eens worden. En dat is goed, want in België hebben experts uit de bouwsector aan dit onderwerp gewerkt en een resultaat bereikt.

De ontwikkeling van een Belgische conventie: OpenDMS

Overtuigd van de voordelen die een conventie kan bieden voor het beheer van een project, startten ADEB-VBA (de vereniging van Belgische aannemers van grote werken) en Buildwise met de creatie van een uniform systeem voor het benoemen van documenten voor bouwprojecten. Deze conventie werd ontwikkeld in samenwerking met Embuild (Construction Confederation) en Buildet werd goedgekeurd door Buildwise's Digital Construction Cluster in 2023. De OpenDMS-conventie is geïntegreerd in het ISO 19650-proces voor informatiebeheer. Bij het schrijven van dit artikel is deze conventie nog geen nationale bijlage. Het is daarom een voorstel voor goede praktijken, maar geen verplichting.

Vanaf de goedkeuringsdatum was Cooperlink al compatibel met Open DMS. Op onze website vindt u de webinar presentatie van de OpenDMS naamgevingsconventie van 27/06/2023 en de implementatie ervan in Cooperlink.

Principes van de OpenDMS naamgevingsconventie

Hoe ziet een bestandsnaam eruit volgens de OpenDMS-conventie?

Op het eerste gezicht kan de naam van een bestand raadselachtig lijken, maar met een beetje oefening kan je hem gemakkelijk ontcijferen. De naam van een bestand volgens de OpenDMS-conventie is als volgt:

PR165-JEA-WP1-HA.01-DR-ARI-003-E-1-short_textual_description

Elk segment (tekens tussen koppeltekens) van de bestandsnaam bevat metagegevens van het document. Het aantal tekens van de segmenten wordt ook bepaald door de conventie.

Het doel van deze conventie is dat elke versie van een document slechts één unieke naam heeft.

Een OpenDMS-benaming ontcijferen

In volgorde van verschijning is hier waar de verschillende metadatasegmenten mee overeenkomen:

Een hulpmiddel om je bestanden gemakkelijk een naam te geven volgens de OpenDMS-conventie

Met 10 tekenreeksen en 91 mogelijke metadata-elementen voor één segment is het niet eenvoudig om te navigeren. Daarom biedt Buildwise een Excel-bestand waarmee je de naam van je bestanden kunt genereren volgens de OpenDMS standaard: je kunt het hier downloaden.

Hoe implementeert Cooperlink de OpenDMS conventie in zijn Construction Hub?

Aan het begin van elk project richt ons team je werkruimte in volgens je wensen. De vraag rijst welke conventie we moeten gebruiken voor de bestanden, want een van onze grootste voordelen is het beheer van metadata.

Een van de favoriete functies van Cooperlink voor gebruikers is bijvoorbeeld de automatische creatie van voorbladen voor technische fiches. Cooperlink is namelijk in staat om de metadata van een document te koppelen aan de verschillende velden van een voorblad dat het genereert. Dit betekent dat bij elke nieuwe versie van uw document het voorblad wordt bijgewerkt zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. Cooperlink haalt de metadata uit de bestandsnaam, maar ook andere zoals de datum, het commentaar, de bestandsnaam... in zijn gestandaardiseerde voorblad. Zoveel tijdwinst voor sitebeheerders!

Het gebruik van de OpenDMS conventie is geen verplichting om Cooperlink te gebruiken. U kunt ervoor kiezen om een andere conventie te gebruiken die specifiek is voor uw organisatie of die voldoet aan een andere standaard. Telkens wanneer een gebruiker een document in uw werkruimte plaatst, moet hij een paar velden invullen om de metadata te voeden.

Wanneer u alle op Cooperlink gedeponeerde projectdocumenten exporteert naar uw server, is het mogelijk om een datasegment te converteren zodat het overeenkomt met uw interne systeem. Cooperlink is al verschillende "custom" verzoeken van dit type tegengekomen. Mocht dit ook bij u het geval zijn, neem dan contact met ons op.

BIM en OpenDMS

We vertellen u niets nieuws door te stellen dat BIM de toekomst van de bouw is. Tot op heden ontwerpen te weinig bureaus in België projecten in BIM, maar als je kijkt naar onze Franse of Duitse buren, is er weinig twijfel dat de Belgische bouwwereld zich erin zal moeten trainen.

Het ontwerpen en manipuleren van BIM objecten is complex. Cooperlink werkt samen met de Universiteit van Luik (ULiege) en Buildwise aan een onderzoeksproject om BIM toegankelijk te maken. Via dit onderzoeksproject ontwikkelen de partners een oplossing zodat niet-BIM modelleurs, zoals werfleiders of onderaannemers, gemakkelijk het BIM model van een project kunnen verrijken. Het doel is om elk projectobject (asset) te koppelen aan alle documenten die ernaar verwijzen. En met slechts een paar klikken in het BIM-model kan een gebruiker deze documenten vinden.

Metadata zijn van cruciaal belang om de traceerbaarheid van documenten te garanderen en verbanden te leggen tussen ontwerpdocumenten, technische documenten en de werkelijke omstandigheden ter plaatse.

Conclusie

Concluderend kan worden gesteld dat het gebruik van een bestandsnaamconventie zoals OpenDMS een aanzienlijke vooruitgang betekent voor de duidelijkheid en efficiëntie van documentbeheer in de bouwsector. De harmonisatie van bestandsnamen vergemakkelijkt de communicatie, samenwerking en het terugvinden van informatie en voldoet tegelijkertijd aan de eisen van de ISO 19650-norm.

Hoewel de OpenDMS-conventie niet verplicht is, stelt ze een werkdiscipline voor die de manier waarop naar documenten verwezen wordt, belooft te standaardiseren en zo het risico op fouten en verwarring vermindert. Het is een concreet antwoord op de uitdagingen van informatiebeheer in meertalige en multidisciplinaire projecten die typisch zijn voor België. Dit voorstel voor een goede praktijk zou wel eens de status van een de facto standaard kunnen krijgen, gezien de onmiddellijke en tastbare voordelen.

Referenties

Dit artikel is geschreven met behulp van ISO19650 BIM wiki gepubliceerd door Buildwise.