Een veeleisende bedrijfscontext, tussen complexiteit en tijdsdruk

In de bouwsector heeft elk project te maken met een grote verscheidenheid aan belanghebbenden, platformen en documentformaten. Voor een algemene aannemer als Louis De Waele maakt deze versnippering documentbeheer bijzonder complex, vooral omdat deadlines korter worden en de druk op teams toeneemt.

Cooperlink werd geïntroduceerd om deze last te verlichten. Het doel: teams helpen zich te concentreren op de uitvoering van projecten en tegelijkertijd de informatiestroom met alle externe partners vereenvoudigen.

Een oplossing die geleidelijk wordt uitgerold en omarmd

De invoering van Cooperlink begon met een proefproject, gevolgd door een tweede locatie. Aangemoedigd door de eerste feedback breidde het bedrijf de oplossing uit naar alle projecten. Het wordt nu gebruikt voor verschillende belangrijke workflows:

• het beheren van offerteaanvragen van onderaannemers,
• behandeling van technische gegevensbladen,
• het samenstellen van as-built documentatie,
• en meer recent het beheren van mailboxen (nog steeds aan het testen).

De integratie verliep naadloos, zonder verstoring van bestaande werkgewoonten. Zelfs aanvankelijk aarzelende gebruikers omarmden de tool snel. Zoals Martin Billiet, CFO, het zegt:

De Cooperlink teams waren in staat om eenvoudige oplossingen te bieden voor problemen die ooit onoverkomelijk leken.

Standaardisatie en flexibiliteit: een essentiële combinatie

Elk project heeft zijn eigen beperkingen, door de klant opgelegde platforms, documentformaten en toegangsniveaus. Cooperlink biedt de flexibiliteit om zich aan deze variaties aan te passen en tegelijkertijd een consistente administratieve structuur voor interne teams te behouden. Dit vermogen tot aanpassing zonder complexiteit toe te voegen maakte het verschil.

Het platform fungeert als een extra laag over het bestaande documentensysteem, waarbij bestanden intern worden opgeslagen op SharePoints of lokale servers, terwijl er volledige controle is over wat er extern wordt gedeeld.

Gegevensbeveiliging en -soevereiniteit in het hart van het systeem

Voor Louis De Waele was het essentieel om weer controle te krijgen over projectgegevens, vooral aan het einde van een project, wanneer de druk om documentatie te archiveren en deliver hoog is. Cooperlink maakt het nu mogelijk om gegevens die verspreid zijn over externe platforms terug te halen naar interne systemen, waardoor beter kan worden voldaan aan wettelijke verplichtingen zoals de tienjarige garantie.

Het belangrijkste voor ons is dat de gegevens intern blijven en dat wij beslissen wat extern wordt gedeeld.

Dit controleniveau zorgt voor gemoedsrust en volledige traceerbaarheid, terwijl ook de beveiliging van documenten wordt verbeterd.

Een geleidelijke invoering, ondersteund door lokale expertise

Zoals bij elk digitaal transformatieproject stuitte de introductie van een nieuwe tool aanvankelijk op wat interne weerstand. Maar Cooperlink's flexibiliteit en reactiesnelheid maakten het verschil. Door eenvoudige oplossingen te bieden voor complexe problemen was het bedrijf in staat om deze barrières snel te overwinnen.

Er werd veel aandacht besteed aan ondersteuning bij de lancering van elke site, in nauwe samenwerking met de interne IT-teams. Deze lokale aanwezigheid maakte het mogelijk om het platform aan te passen aan elke context, met behoud van een gestandaardiseerde documentbeheerstructuur.

Een samenwerking op lange termijn

Naast de productvoordelen koos Louis De Waele voor Cooperlink vanwege de lokale aanwezigheid van het ondersteuningsteam in België. Het team bleek beschikbaar, responsief en afgestemd op de prestatieverwachtingen van Louis De Waele. Dit vermogen om technische ondersteuning, functionele flexibiliteit en kennis van de industrie te combineren speelde een sleutelrol in de succesvolle adoptie.

Cooperlink is nu de standaardoplossing voor documentbeheer van het bedrijf. Elk nieuw project wordt geconfigureerd met het platform, wat zorgt voor consistentie en controle op de lange termijn.

‍