Een funderingstekening kan niet worden begrepen zonder de bijbehorende constructieberekeningen. De stuklijst (BOQ) is op beide gebaseerd, net als de wapeningstekeningen. Toch worden deze documenten bij de meeste projecten afzonderlijk en op verschillende data ter goedkeuring ingediend.

De functie ‘Pakketten’ in Cooperlink Construction Hub bundelt deze technische documenten in één enkele indiening.

De valkuil van de geïsoleerde goedkeuring

Maandag worden de constructieberekeningen geüpload. Woensdag volgt de tekening. Donderdag past de ingenieur de berekeningen aan op basis van een nieuw bodemonderzoek. Vrijdag wordt de tekening goedgekeurd… op basis van de berekeningen van maandag.

De fout is onzichtbaar. De controleur, bijvoorbeeld een onafhankelijke controle-ingenieur, heeft nooit beide documenten tegelijk voor zich gehad. De inconsistentie zal aan het licht komen tijdens de ontwerpcoördinatie of, erger nog, op de bouwplaats.

Wanneer elk document zijn eigen goedkeuringstraject doorloopt, controleren de beoordelaars afzonderlijke onderdelen. Ondertussen is de sitemanager op vrijdag bezig om handmatig in kaart te brengen wat er al is goedgekeurd en wat er nog ontbreekt.

Bij pakketten blijven deze documenten bij elkaar: ze worden samen ingediend, samen beoordeeld en, als er één wordt gewijzigd, gaat de hele set terug voor goedkeuring.

Het pakket: een logische groepering

Een pakket is een verzameling onderling gerelateerde documenten die gezamenlijk ter goedkeuring worden ingediend. De opsteller stelt het samen, geeft het een naam (bijvoorbeeld ‘Pakket stichtingen’) en voegt de relevante documenten toe.

Twee goedkeuringsopties:

1. Goedkeuring op pakketniveau: de beoordelaar keurt het gehele pakket in één besluit goed.

2. Goedkeuring op documentniveau: je start per document één workflow , terwijl je het totaaloverzicht behoudt.

Kies voor goedkeuring op pakketniveau wanneer de set één technisch geheel vormt dat door dezelfde goedkeurder wordt beoordeeld. Kies voor goedkeuring op documentniveau wanneer de goedkeurders uit verschillende vakgebieden komen: het totaaloverzicht blijft dan beschikbaar.

Jouw organisatie, jouw regels

Cooperlink schrijft geen specifieke indeling voor. De groepering volgt de regels van uw branche of uw organisatie. Er zijn drie benaderingen die opvallen.

3. Technische consistentie: de tekening, de constructieberekeningen en de stuklijst vormen één geheel. Als er iets verandert, moet de hele set opnieuw ter goedkeuring worden ingediend. Zo blijft alles consistent.

4. Voortgangsregistratie: één pakket per werkgebied (bouwkundige werkzaamheden, installatiewerkzaamheden) of per mijlpaal (indiening van het gedetailleerde ontwerp, op een bepaalde datum te leveren resultaten). De aannemer vindt zijn documenten zonder door de mappenstructuur te hoeven spitten, en elk pakket fungeert als een controlepunt voordat de volgende fase wordt gestart.

5. Financieel: het pakket komt overeen met een termijnbetaling, die wordt vrijgegeven zodra het volledige pakket is goedgekeurd.

Volg de voortgang in realtime

Binnen een pakket wordt de goedkeuringsstatus van elk document weergegeven in de kolommen aan de rechterkant. Je ziet in één oogopslag welke belanghebbende de voortgang vertraagt en bij welke documenten dat het geval is.

Voor elke stap in het goedkeuringsproces kun je zien wie er heeft gereageerd, met welke opmerkingen en op welke versie van het document. Bij onenigheid is de vraag „Wat is er goedgekeurd, en wanneer?“ met twee muisklikken beantwoord.

Er wordt momenteel gewerkt aan een volledige documentenlijst op de voorpagina van het pakket.

Hoe zit het met jouw project?

Bent u al klant? Uw customer success manager kan u helpen bij het instellen van uw eerste pakketten. Lees het speciale artikel hierover in de Academy.

‍

Nog geen klant? Vraag een demo aan!

‍

‍

‍