Acht partners. Twee jaar op de bouwplaats. Documenten die binnen strakke termijnen moesten worden goedgekeurd om de volgende vakgroepen niet op te houden. Dat was de dagelijkse realiteit van Adams Nemnye bij het Next Door-project. Een veeleisend project dat duidelijk laat zien wat documentcoördinatie kan kosten – of juist kan besparen – op een bouwplaats met meerdere belanghebbenden.

Adams Nemnye is technisch pakketverantwoordelijke bij Syensqo en deelt zijn ervaringen met Cooperlink Construction Hub.

Het Next Door-project: een verhuizing, een gebouw en echte complexiteit

Syensqo is ontstaan uit de opsplitsing van de activiteiten van Solvay: chemie enerzijds, innovatie en wetenschappelijk onderzoek anderzijds. De nieuwe onderneming moest verhuizen naar een gebouw dat speciaal voor haar was ontworpen. Dat is het Next Door-project: een gebouw dat kantoorruimte en een onderzoekslaboratoriumgedeelte combineert, gelegen in Haren.

Adams Nemnye geeft leiding aan het gehele technische traject. Zijn takenpakket omvat het vaststellen van de specificaties, het beheer van de contacten met architectenbureau Modulo en de coördinatie van alle installatiebedrijven. Om hem heen draaien zo’n tien betrokken partijen: TPF engineering, Spie, Newelec, Glimservice VBS, Arcadis, de keuringsinstantie Seco… en niet te vergeten Louis De Waele, die verantwoordelijk is voor de bouwkundige werkzaamheden.

Een tweejarig project dat zich momenteel in de bouwfase bevindt. Met alles wat dat met zich meebrengt op het gebied van documentenstromen, afhankelijkheden tussen werkpakketten en voortdurende afstemming.

De uitdaging: interfaces beheren en deadlines halen

Bij Next Door was de complexiteit niet aan één enkele factor toe te schrijven, maar aan een combinatie van verschillende factoren.

De projectopzet leek op een EPCM-model (Engineering, Procurement and Construction Management): Louis De Waele leidde de bouw van de ruwbouw, terwijl Adams zich tegelijkertijd bezighield met de installatiewerkzaamheden. Het probleem? De technische aannemers konden pas aan de slag zodra bepaalde delen van het gebouw waren voltooid. De coördinatie tussen deze twee onderdelen was dan ook van cruciaal belang: elke vertraging bij de ruwbouw had onmiddellijk gevolgen voor de planning van de daaropvolgende vakgebieden.

Daarnaast was er ook nog de druk om alles goed te documenteren. Bij een project als dit veranderen de tekeningen voortdurend. Elke versie moet binnen een bepaalde termijn worden goedgekeurd om verdere vertragingen te voorkomen. Een revisie overslaan of een wijziging over het hoofd zien: de gevolgen daarvan lopen op tot weken vertraging op de bouwplaats.

De BIM-coördinatie maakte het plaatje compleet: de modellen moesten voor alle betrokkenen toegankelijk zijn, met opvolging van opmerkingen en het bijhouden van de voortgang. Een aanzienlijke hoeveelheid informatie, waarbij partijen betrokken waren met zeer uiteenlopende tools en werkwijzen.

Waarom Cooperlink?

Het was Louis De Waele die Cooperlink in beeld bracht. Het bouwbedrijf maakte al gebruik van het platform voor zijn eigen documentbeheer. Adams, die andere oplossingen op de markt kende, nam contact op met het Cooperlink-team. Hij woonde een presentatie bij en besloot de tool in te zetten voor het onderdeel bouwtechnische installaties.

“Cooperlink is veel eenvoudiger. Het werkt heel intuïtief als het gaat om documentbeheer en het bekijken van documenten.”

Wat er in de praktijk is veranderd

Uit de ervaringen van Adams springen met name drie punten in het oog:  

Snelle, soepele onboarding. Cooperlink is eenvoudiger en intuïtiever dan de oplossingen die hij eerder had gebruikt. Het bekijken van documenten verloopt soepel. Het aanmaken van nieuwe toegangsrechten voor partners gebeurt zelfstandig, zonder dat men afhankelijk is van een externe beheerder.

Een klantenservice die snel reageert. Dit is het punt dat Adams spontaan noemt, zonder dat hem daar naar gevraagd is: de klantenservice reageert snel via de chat. Op een site waar elk uur telt, maakt het een groot verschil als je niet vastloopt op een technisch probleem. Dit is precies wat Cooperlink wil garanderen: een lokaal, bereikbaar team dat de projecten van zijn gebruikers kent.

Vergelijking van tekenversies. Dit is het meest concrete voordeel dat Adams benadrukt, en waarschijnlijk het meest veelzeggende voor iedereen die technische documentatie beheert.

“Je hoeft alleen maar de versies vergelijken, dan weet je wat er is veranderd en concentreer je je alleen op het gedeelte dat is veranderd. Zo kun je veel effectievere opmerkingen maken dan wanneer je alles vanaf het begin doorneemt.”

Bij een project waarbij ontwerpbureaus en aannemers hun wijzigingen niet altijd duidelijk aangeven, voorkomt deze functie dat je een hele tekening moet doorlopen om te zien wat er is veranderd. De tijdwinst is direct merkbaar. Dat geldt ook voor de kwaliteit van de communicatie.

Wat dit project laat zien

Next Door is geen op zichzelf staand geval. De meeste grootschalige bouwprojecten vertonen dezelfde kenmerken: veel belanghebbenden, sterke afhankelijkheden tussen werkpakketten, documentatie die voortdurend verandert en strakke deadlines.

In dit verband hangt coördinatie niet af van een wondermiddel. Het hangt af van het vermogen om informatie voor alle belanghebbenden op het juiste moment betrouwbaar, toegankelijk en traceerbaar te houden. Dat is wat Cooperlink op Next Door mogelijk heeft gemaakt.

Een project met meerdere vakgebieden leiden?

Ontdek hoe Cooperlink zich aanpast aan uw organisatie. Vraag een demo aan.

‍