Waarom streven naar nul e-mails in je inbox?

Zou het ooit bij je opkomen om je papieren post ongeopend in de enveloppen in je brievenbus thuis te laten?

Elke dag open je je brievenbus. Je pakt de enveloppen, maakt ze open, bekijkt ze... en legt ze terug omdat je de rekeningen niet meteen betaalt... en de volgende dag herhaalt zich hetzelfde scenario: je opent, bekijkt, legt terug... tot je brievenbus serieus begint te overlopen.

Vermoeiend? Inefficiënt? Onsamenhangend?

Toch is dat precies wat we elke dag doen met onze email inbox.

We hebben allemaal wel eens tactieken met een laag rendement als het gaat om het beheren van e-mails:

• Een email ongelezen laten (om er zeker van te zijn dat we hem keer op keer lezen... zonder er ooit echt iets mee te doen);
• Een email naar een "to-do" map slepen (die we nooit openen uit angst een doos van Pandora te openen);
• Handmatig elke email kleuren met heldere categorieën, zonder het echt bij te houden;
• Een tot de nok toe gevulde inbox bijhouden zonder te weten wat er wel of niet is afgehandeld, steeds weer dezelfde informatie herlezen;
• De inbox gebruiken als opslagmap voor verschillende versies van technische fiches (zonder echt te weten welke correct is);
• Leveringsnota's rood markeren die niet zijn goedgekeurd, vergeten de markering te verwijderen na betaling en vervolgens e-mails doorspitten om te controleren of de nota uiteindelijk is gevalideerd;
• Jezelf een email sturen om je eraan te herinneren dat de architect om de laatste versie van het veiligheidsplan heeft gevraagd;
• Een As-Build map verspreid over 148 verschillende e-mails (en uren graven als de klantenservice contact met je opneemt).

De echte kosten van een slecht beheerde inbox

De ziekte van onze tijd: email. Het was bedoeld om communicatie vlotter te laten verlopen, maar in plaats daarvan heeft het die complexer gemaakt. Slecht email is niet alleen een technische en ecologische overlast: het brengt ook menselijke en professionele kosten met zich mee.

De crash na de vakantie die je ontspanning verpest: het is ontmoedigend om terug te komen en 567 ongelezen e-mails te ontdekken. En natuurlijk vetgedrukt, gewoon om je onder druk te zetten.

De sociale druk op uw email : wie heeft dat label niet gehoord (of gedragen) - "beantwoordt nooit e-mails!". Uw reactiesnelheid bepaalt niet uw professionaliteit.

De homeopathische verdunning van informatie: prioriteiten verzuipen in het lawaai van nutteloze informatie.

De intimiderende alomtegenwoordigheid van je e-mails: zelfs tijdens een koffiepauze, weg van je scherm, heb je geen rust. Je komt onvermijdelijk je collega tegen die gespecialiseerd is in "Hé, heb je mijn email gelezen?".

De vage grenzen tussen werk en privé: email vreet langzaam aan je Netflix-avonden...

De blootstelling van vertrouwelijke gegevens: om tijd te besparen lees je je e-mails in de trein of metro - en iedereen kan over je schouder meekijken.

Hoe krijg je de controle terug?

Je kunt zelf al actie ondernemen om je inbox beter te beheren, bijvoorbeeld door je persoonlijke organisatie te optimaliseren of door gebruik te maken van de functies die al beschikbaar zijn in je email .

Maar op de lange termijn zijn het vooral collectieve oplossingen die het verschil maken: het heroverwegen van de e-mailcultuur binnen het bedrijf en de projectteams en het vaststellen van gedeelde praktijken.

Tot slot zijn er, afhankelijk van je behoeften, ook gespecialiseerde zakelijke tools, ontworpen voor je workflows, die veel effectievere ad-hoc tracering mogelijk maken dan een eenvoudige inbox.

In dit artikel zullen we dus kijken naar:

• Oplossingen voor individuele organisaties
• Technische oplossingen binnen uw email
• Collectieve oplossingen
• Bedrijfsspecifieke oplossingen

Individuele oplossingen om je inbox te beheren

Beter georganiseerd je e-mails beheren

Verwar email en takenlijst niet met elkaar

"Ik laat de email van deze onderaannemer gewoon ongelezen zodat ik niet vergeet mijn Gantt-diagram bij te werken..."

Het verwerken van je e-mails betekent niet dat je bij elk bericht in operationele taken moet duiken. Hier is waarom je email zoveel tijd in beslag neemt: je vermengt informatieverwerking met operationeel werk!

Natuurlijk, als een actie minder dan 2 minuten duurt, doe het dan. Maar ga niet bij elke taak aan de slag ten koste van het verwerken van je inbox. Voortdurend overschakelen van de ene taak naar de andere zorgt alleen maar voor onnodige mentale overbelasting.

Leeg je inbox elke dag

Dat is het doel: minstens één keer per dag "nul e-mails" in je inbox. Het is een kwestie van hygiëne en overleven: verwerk en archiveer je e-mails snel uit het zicht zodat je er (voorlopig...) niet meer aan denkt.

De 4D-regel om e-mails snel te verwerken

Om je inbox snel leeg te maken, kun je de 4D-regel toepassen (Doen - Uitstellen - Delegeren - Verwijderen).

Elke inkomende email volgt een van deze 4 paden:

• Doen (meteen handelen): behandel acties die minder dan 2 minuten duren. Als het langer duurt om het te plannen dan om het te doen - doe het dan gewoon!
• Uitstellen (uitstellen, plannen om te handelen): als het antwoord meer tijd vergt, maak er dan een taak van en plan die in. Verplaats de email uit je inbox en in je operationele workflow.
• Delegeren (aan iemand anders toewijzen): stuur het door naar de juiste persoon (en vermijd onnodige CC's). Wees duidelijk in je communicatie: verwacht niet dat ze gedachtelezer spelen over wat ze met die email moeten doen!
• Delete (verwijderen, geen actie nodig): als het bericht geen actie vereist nadat het is gelezen, verwijder of archiveer het dan.

Hoe dan ook, geen enkele email mag in je inbox blijven: hij wordt verwijderd of opgeborgen. Zie je inbox als je fysieke brievenbus: zodra de brief gelezen is, gaat hij er niet meer in!

Tijd blokkeren en discipline

Het klinkt allemaal mooi: nul inbox door de 4D-regel toe te passen. Je denkt waarschijnlijk dat het veel te veel tijd kost om het in de praktijk te brengen.

En inderdaad, als je - elke keer dat je een email ontvangt - deze meteen verwerkt, ben je daar je hele dag mee bezig.

Eerste tip om meteen toe te passen: zet al je meldingen uit. Ze storen je veel meer dan ze helpen. Wie heeft er nog nooit een bouwvergadering bijgewoond waarbij de architect meer geobsedeerd leek door zijn smartphone dan door de lopende discussie?

Tweede tip om snel in te stellen: plan één, twee ... (of meer indien nodig) vaste tijdstippen gedurende de dag om je inbox op te ruimen (bijvoorbeeld 10 uur 's ochtends en 4 uur 's middags). Werken in blokken maakt je efficiënter en minder verstrooid.

Derde tip om de "hey, heb je mijn email gezien?" te vermijden: communiceer deze tijden met je teams en partners. Je e-mails zijn geen instant messaging.

Beheer van noodsituaties

Belangrijke herinnering: e-mails zijn geen hulpmiddel voor noodgevallen!

Gebruik voor noodgevallen:

• de telefoon;
• face-to-face (ja, opstaan en met je collega gaan praten is mogelijk!);
• of een gezamenlijk overeengekomen schriftelijk communicatiemiddel (instant messaging, speciale app...).

Dat gezegd hebbende, in de bouw moet je soms (vaak 😉) schriftelijk vastleggen wat er in een noodgeval is besloten. Daarvoor zijn er een paar opties:

• wachten tot de volgende vergadering om de beslissing te formaliseren (als de inzet niet te hoog is);
• of, als de zaak gevoelig, kostbaar of bindend is, stuur een follow-up email om de beslissing te bevestigen en je verantwoordelijkheid te dekken.

In dat geval moet de email beknopt zijn, alleen gericht aan de relevante mensen en met name een kopie aan degene die de notulen van de vergadering opstelt, zodat er een duidelijke follow-up is.

Verspil geen tijd met het najagen van perfectie: je inbox is een hulpmiddel, niet de Sagrada Família

Hier zijn enkele waarschuwingssignalen dat je te veel energie steekt in email :

• je besteedt 3 uur per week aan het handmatig sorteren van je e-mails;
• heb je een boomstructuur gemaakt die Tolkien waardig is, met submappen binnen submappen;
• Elk project heeft een titel die eindeloos doorgaat.

Vraag jezelf af wat de toegevoegde waarde van dit werk is: ga je echt naar de catacomben van je mappen, of ga je uiteindelijk toch elke keer op zoek?

- Beperk je mappen tot maximaal 4-5 (brede thema's zoals leveranciers, facturen, projecten, ...).
- Automatiseer het sorteren met snelle acties of automatische regels.
- Gebruik geavanceerde zoekfuncties om een email te vinden.

Kortom, om je email beter te organiseren:

• Vaste tijden inplannen om je e-mails te verwerken
• Verwar het verwerken van e-mails niet met de acties/taken die ze triggeren
• Pas de 4D-regel toe (Doen - Uitstellen - Delegeren - Verwijderen) om je inbox snel leeg te maken
• Alle handmatige acties zonder toegevoegde waarde elimineren

Technische oplossingen om je inbox te beheren: doe niet handmatig wat je kantoorsoftware voor je kan doen

Om je handmatige acties tot een minimum te beperken en je te helpen je inbox snel leeg te maken, volgen hier enkele technische tips. En het belangrijkste: stop met het handmatig sorteren van elke email! Voor repetitieve en saaie taken kan de machine het beter dan jij.

Automatische regels instellen voor terugkerende items

Als je de facturen van je leveranciers één keer per week verwerkt, wat heeft het dan voor zin om ze elke dag in je inbox te zien? Door een automatische regel in te stellen die de email sorteert in de map "leveranciers" en omzet in een taak, hoef je niet eens een vinger uit te steken tot de factuurverwerkingsdag.

Je kunt automatische regels instellen op basis van de afzender, trefwoorden, CC-ontvangers en meer.

Snelle technische handleiding:
Op Outlook PC > Bestand > Regels en waarschuwingen beheren
Op Gmail > Instellingen > Filters > Een filter maken
Op Mail voor Mac > Voorkeuren > Regels

Semi-automatisch met snelle acties

Als volledige automatisering te ingewikkeld is om in te stellen, kun je opeenvolgende acties semi-automatiseren. Met slechts één klik kun je verschillende acties uitvoeren, zoals sorteren in een map "verwerkt", antwoorden met "goed ontvangen", doorsturen naar iemand, de bijlage opslaan of een taak aanmaken.

Snelle technische handleiding:
‍OnOutlook PC > tabblad Start > Snelle acties
On Gmail > Instellingen > Geavanceerde instellingen > Aangepaste sneltoetsen
On Mail for Mac > Automator app > Bestand > Nieuw > Snelle actie

Stop met sorteren, gebruik geavanceerde zoekopdrachten

We hebben het keer op keer gezegd: sorteer je e-mails niet handmatig! Je hebt wel wat beters te doen. Maar daarvoor moet je verder gaan dan de basiszoekbalk. Leer geavanceerde zoekopdrachten uit te voeren op basis van verschillende criteria.

Als je "vergadering op locatie" intypt om de notulen te vinden, krijg je misschien wel honderd e-mails om te controleren. Maar als je zoekt op "sitevergadering" tussen 10 april en 8 juni, met een bijlage, is je zoekveld veel beperkter.

Snelle technische handleiding:
‍Op Outlook PC > Zoekbalk > Pijl aan de rechterkant
Op Gmail > Zoekbalk > Zoekopties weergeven (aan de rechterkant)
Op Mail voor Mac > Gebruik operatoren zoalsvan:, tot:,heeft:bijlage, voor:, na:

Prioriteiten-inboxen gebruiken om snel de belangrijkste e-mails te sorteren

Als je inbox eruitziet als een eindeloze bouwput, laat dan je email het sorteren voor je doen. Je kunt de inbox in tweeën splitsen (gericht en overig), of zelfs berichten sorteren op type (promoties, primair, sociale netwerken, ...).

Deze sorteermethode kan je helpen om beter georganiseerd te raken:

• Handel elke dag alleen prioritaire e-mails af. Dat is sneller!
• Verwerk twee keer per week alle e-mails, ook die zonder prioriteit. Dat is slimmer!

Snelle technische handleiding:
Op Outlook PC > tabblad Beeld > Toon Gefocust Postvak In
Op Gmail > Instellingen > Type Postvak In > Kies "standaard" (andere aangepaste opties beschikbaar).

Zet je e-mails om in taken

Omdat je inbox geen to-do lijst is, moet je in plaats van dingen op papier te zetten, je e-mails met één klik omzetten in taken. Of het nu vlaggen, markeerstiften, ... zijn, zorg ervoor dat ze een prioriteit en/of datum hebben. Als je e-mails met een vlag gewoon opstapelt zonder ze te sorteren, krijg je hetzelfde effect als een rommelige inbox - een mengelmoes van informatie zonder duidelijke prioriteiten.

Snelle technische handleiding:
Op Outlook PC > Klik met de rechtermuisknop op email > Opvolgen > Kies datum
Op Gmail > Klik met de rechtermuisknop op email > Toevoegen aan taken
Op Apple Mail > Toevoegen aan Todoist

Collectieve oplossingen om onze inboxen op te ruimen

Naast alle tips om je e-mails individueel te beheren, is een collectieve aanpak nodig.
Ben je een sitecoördinator? Projectmanager? Teamleider?
U bent geen email receptionist.
Als uw functie niet "mailbox manager" is, dan is het niet normaal om 100 e-mails per dag te ontvangen. Het is niet normaal om 20% van je tijd in die vervloekte inbox door te brengen - verwijderen, sorteren... en niet produceren.

Gezond verstand zegt: om je e-mails beter te beheren, moet je er eerst minder ontvangen. Minder e-mails betekent minder digitale vervuiling. Minder nutteloze informatie. Meer aandacht voor wat echt belangrijk is. Meer tijd ter plaatse, met je teams, in het veld.

Het Pareto-principe toegepast op je inbox

Ken je de 80/20 regel of het Pareto-principe? Deze stelt dat 80% van de effecten voortkomt uit 20% van de oorzaken. Zowel positief (20% van de projecten genereert 80% van je inkomsten) als negatief (20% van je klanten veroorzaakt 80% van je hoofdpijn).

We kunnen deze wet toch ook toepassen op uw inbox? Slechts 20% van je e-mails draagt bij tot 80% van je activiteiten (relevante informatie, directe aanvragen, facturen van onderaannemers, ...).
Dus wat als we die 80% niet zo nuttige e-mails geleidelijk aan zouden schrappen? Of op zijn minst beginnen met het schrappen van de 20% die volledig nutteloos zijn? Wat denk jij?

Een vriendelijke herinnering aan de velden "Aan", "Cc" en "Bcc

Nooit - absoluut nooit - zou je voorman op de bouwplaats 4 arbeiders vragen om precies dezelfde taak tegelijkertijd uit te voeren. Ook zouden ze misschien een paar collega's informeren dat de stukadoor in kamer A412 is (degenen die er echt naar binnen kunnen lopen), maar ze zouden geen megafoon pakken om het aan de hele bouwplaats te melden.

Toch is dat precies wat er gebeurt als je 10 mensen in het veld "Aan" zet en het hele kantoor in "Cc" "zodat ze het weten".

Verduidelijk (voor de hele organisatie) de regels van de velden "Aan", "Cc" en "Bcc":

• "Aan" is voor verantwoordelijke actoren, degenen die actie moeten ondernemen. Meestal mag het veld "Aan" maar één persoon bevatten. Bijvoorbeeld, een technische fiche die moet worden goedgekeurd door de bouwkundig ingenieur mag geen andere belanghebbenden bij het project in het veld "Aan" zetten.
• "Cc" is voor informatie, de mensen die het alleen moeten weten maar niet hoeven te handelen. Bijvoorbeeld de notulen van je vergadering naar iedereen sturen... Of de klassieke email ter bevestiging van een beslissing die in een noodsituatie is genomen!
• "Bcc" is voor verborgen kopieën, te gebruiken in groepse-mails om "reply all" ketens te beperken en vertrouwelijkheid te respecteren.

Een juist gebruik van de velden "Aan" en "Cc" voorkomt verwatering van verantwoordelijkheid, ontlast onze inboxen en maakt de verwerking op individueel niveau eenvoudiger.
Moet de landmeter echt de technische fiche van de leisteen ontvangen?

Delegeren... hoe ver moet het gaan?

Het echte probleem is niet alleen de overload aan e-mails: het is de follow-up.
Als je een email doorstuurt, wie heeft hem dan gelezen? Wie heeft het verwerkt? En het allerbelangrijkste: kunt u het zelf mentaal loslaten met de zekerheid dat de taak daadwerkelijk wordt afgehandeld?

Werken aan je delegatievaardigheden lost al een deel van je email op!
Ja, e-mails zijn een systemisch probleem dat diep verbonden is met de manier waarop je werkt, managet en communiceert!

Een paar eenvoudige stappen om minder e-mails te ontvangen

Op je eigen niveau kun je ook de instroom van e-mails in je inbox verminderen:

• Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je nooit leest (of markeer ze als niet-prioritair als je gewoon op de hoogte wilt blijven... als je tijd hebt);
• Stel automatische regels in voor leveranciersfacturen, technische fiches die moeten worden gesorteerd, ...
• Praat met je collega's in plaats van het vermenigvuldigen van e-mails om een vergadering te plannen (je kunt het zelfs bij de koffie doen - veel leuker!);
• Als je een manager bent, delegeer dan: je hoeft niet overal een kopie van te zijn;
• Organiseer een teamvergadering over email : wie moet antwoorden? Wie moet de e-mails beantwoorden?
• Als je massa's informatieve e-mails verstuurt, gebruik dan het Bcc-veld om eindeloze "Reply to all" threads te vermijden.

Vanaf het begin afspraken maken over communicatiemethoden verandert alles!

Of het nu binnen je teams is, in een projectteam dat bestaat uit mensen van verschillende bedrijven, aan het begin van een project met meerdere belanghebbenden... sla de stap niet over om specifiek af te spreken hoe je communiceert:

• Welke kanalen voor welk type informatie?
• Wie moet de kopij schrijven, wie moet de belangrijkste ontvanger zijn?
• Welke informatie moet in de onderwerpregel staan om de verwerking te vergemakkelijken? (Een gecodeerde nomenclatuur helpt bij automatische regels).
• Welke responstijden zijn er afgesproken? Een email is nog een email om af te handelen!
• Hoe handelen we dringende zaken af? (Zeker niet via email 😉)
• Wie is verantwoordelijk, goedkeurder, geraadpleegd of geïnformeerd voor elk type informatie? Ken je de RACI-matrix, een geweldig hulpmiddel om dit te visualiseren?

Deze communicatieregels kunnen worden geïntegreerd in een referentiedocument zoals het Projecthandboek, het Projectmanagementplan, een projectfiche, een Canvas-sjabloon of een samenwerkingsovereenkomst, afhankelijk van het gekozen kader.

Wat als de oplossing ook in je professionele hulpmiddelen ligt?

Laten we teruggaan naar de basis: een inbox is een communicatiemiddel, geen managementmiddel. Email is niet bedoeld voor samenwerking, centralisatie of het structureren van je bouwprojecten.

Het echte probleem is dat we een individueel hulpmiddel - email - gebruiken om collectief werk te beheren: projecten, sites, coördinatie. Het resultaat? Algemene chaos, duplicaten, vergissingen en een gebrek aan verantwoordelijkheid.

Neem een klassiek voorbeeld: een technische fiche op de werf. De onderaannemer stuurt het naar de hoofdaannemer, die het vervolgens doorstuurt naar het hele bouwteam. Iedereen drukt het op zijn beurt af, ondertekent het, scant de validatie en stuurt het terug naar het hele bouwteam. Een administratief medewerker verzamelt de opmerkingen en goedkeuringen, die vervolgens opnieuw naar het hele team worden gestuurd en uiteindelijk worden doorgestuurd naar de onderaannemer... De technische fiche genereert 10, 12, soms 15 e-mails, verspreid over een dozijn verschillende inboxen (reken maar uit...), voordat hij uiteindelijk aan het einde van het project wordt gearchiveerd in de As-Built Documentation (DOE). Onderweg: vergeten ontvangers, follow-ups, door elkaar gehusselde versies... om nog maar te zwijgen van de arbocoördinator die buiten beeld is gebleven en het gezondheids- en veiligheidsdossier (DIU) dat niet langer de realiteit op de bouwplaats weerspiegelt.
Veel succes.

Het implementeren van professionele tools waarmee je workflows, documentbeheer of projectbeheer kunt beheren, is de grootste stap die je kunt nemen om de email die ermee gepaard gaat drastisch te verminderen.

Cooperlink: minder e-mails, meer samenwerking

Met Cooperlink zijn je e-mails niet langer een bron van individuele stress, maar worden ze een echte bron van samenwerking.

Dankzij de verbinding met Outlook (Exchange) worden je e-mails gesynchroniseerd zonder duplicaten:

• U kunt ze rechtstreeks openen in de Cooperlink toepassing;
• Je kunt ook in Outlook blijven en de Cooperlink plugin gebruiken om ze aan je projecten te koppelen.

Elke email wordt een gestructureerde kaart:

• verrijkt met metadata;
• automatisch geïntegreerd in projectdocumentatie;
• gevolgd door een workflow (taken, goedkeuringen, tickets...).

Geen duplicaten, ontbrekende ontvangers of verloren bestanden meer. Je weet wie heeft gelezen, wie heeft gehandeld en je kunt mentaal loslaten.

Maar dat is nog niet alles! Cooperlink gaat veel verder dan e-mails:

• Sommige bedrijfsprocessen (technische fiches, as-built documentatie, after-sales service, opmerkingen over plannen) worden direct in de tool afgehandeld, waardoor de hele stroom aan gerelateerde e-mails wegvalt;
• Communicatie gebeurt in de juiste tool, afhankelijk van het onderwerp: email is niet langer een catch-all, maar een bouwsteen in een intelligent documentsysteem;
• De As-Built Documentatie (DOE) wordt vanaf dag één opgebouwd, met parallelle goedkeuringen (allemaal zonder email!);
• Met langdurige archivering en dynamisch gegevensgebruik kun je informatie één keer coderen en overal hergebruiken;
• Uw bestanden worden automatisch hernoemd volgens uw naamgevingsconventie.

Kortom:

• Cooperlink bevrijdt je van een overdaad aanemail ;
• Cooperlink structureert je projectcommunicatie;
• Cooperlink zet uw gegevens om in waarde, van de bouwplaats tot de uiteindelijke As-Built Documentatie;
• Cooperlink automatiseert uw documentbeheer.

Concluderend: combineer individuele en collectieve praktijken voor gezond, efficiënt email

Laatje niet overweldigen door e-mails. E-mails zijn een hulpmiddel - ze moeten niet de manier dicteren waarop je werkt.
Neem eenvoudige gewoonten aan, implementeer slimme hulpmiddelen en breng helderheid terug in je dag.
Doel: inbox nul, nul stress en een vrije geest.

Hulp nodig bij het opruimen van uw bouwcommunicatie?
Met Cooperlink wordt elk bericht bruikbare, traceerbare en collaboratieve data. Test de mailmodule en verspil nooit meer tijd aan het zoeken naar dat document dat tijdens het project is verstuurd - door wie of wanneer, niemand weet het nog precies...

‍