Een complex documentatieproces en strenge contractuele verplichtingen

Voordat Cooperlink werd geïmplementeerd, was het opstellen van het as-built een zeer tijdrovende taak voor de teams van BPC. Alle informatie moest handmatig worden verwerkt, vaak op papier, met fysieke handtekeningen en tijdrovende zoekopdrachten. Maxime Dohet, bouwdirecteur bij BPC en hoofd van de digitale afdeling, legt uit hoe het platform hun documentbeheer heeft veranderd. Volgens hem kostte het opstellen van het as-built enorm veel tijd, omdat alle informatie handmatig moest worden gecontroleerd op basis van voornamelijk papieren documenten, waardoor het einddossier moeilijk samen te stellen en inefficiënt was.

Tegelijkertijd moest BPC de relatie met de klant beheren en voldoen aan strikte contractuele verplichtingen: het gebouw op tijd opleveren, met inachtneming van de eisen op het gebied van planning, kwaliteit en kosten. Daarnaast zijn er verplichtingen met betrekking tot de aansprakelijkheidsperiode van tien jaar: gedurende tien jaar moet het bedrijf kunnen ingrijpen bij geconstateerde gebreken of problemen. BPC moet daarom zijn gegevens bewaren, deze gemakkelijk toegankelijk houden en een volledig historisch overzicht bijhouden.

Het eerste voordeel dat de IT-afdeling benadrukte bij de introductie van Cooperlink was de veiligheid van de gegevens. Cooperlink creëert een link tussen de verschillende gebruikers en partners, terwijl elke partij eigenaar blijft van zijn eigen gegevens. Elke actor blijft eigenaar van zijn informatie, maar deelt deze indien nodig met anderen. Deze opzet voldoet rechtstreeks aan de behoeften op het gebied van gegevensbewaring, raadpleging en traceerbaarheid die contractuele verplichtingen vereisen.

Een evoluerend en collaboratief documentbeheersysteem dankzij Cooperlink

Met Cooperlink is het de bedoeling om een dossier te creëren dat 'klaar is voor uitvoering' en dat door alle projectpartners kan worden geraadpleegd. Dit dossier evolueert voortdurend tijdens de bouw en wordt aan het einde van de werkzaamheden automatisch een as-built-dossier, zonder dat daar extra handmatige inspanningen voor nodig zijn. De structuur en organisatie van de informatie kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van de partners, waardoor het dossier voortdurend wordt bijgewerkt en volledig evolutief is.

Maxime Dohet gebruikt Cooperlink dagelijks tijdens vergaderingen op de bouwplaats om de status van goedkeuringen te visualiseren, de evolutie van technische inzendingen te volgen, de notulen van de vergadering te lezen die op het platform worden gedeeld, de opmerkingen van de architect in realtime te raadplegen en goedkeuringen te volgen terwijl de discussies zich ontvouwen. Dit geeft onmiddellijk inzicht in de voortgang van documenten en vergemakkelijkt de coördinatie tussen de belanghebbenden.

Conclusie

Maxime Dohet benadrukt ook de kwaliteit van de samenwerking tussen BPC en Cooperlink. Door goed te luisteren, regelmatig te overleggen en het platform voortdurend te verbeteren, kan elke partij haar doelstellingen bereiken en tegelijkertijd de samenwerking verbeteren. Dankzij Cooperlink profiteert BPC van een evoluerend as-built , verbeterde traceerbaarheid en versterkte samenwerking tussen de projectactoren. Zijn getuigenis benadrukt de impact van het platform op het bijhouden van documenten en op het vermogen van het bedrijf om aan zijn contractuele verplichtingen te voldoen.

‍