E-mails hebben een revolutie teweeggebracht in de bouwsector door de reactietijden tussen projectpartners aanzienlijk te verkorten. Aanvankelijk verbeterde dit gemak van samenwerking tussen belanghebbenden de communicatie. Teams op locatie krijgen nu direct antwoord op problemen die ze tegenkomen, terwijl ze vroeger moesten wachten op de wekelijkse vergadering op locatie of een antwoord op een brief per post.

In de loop der tijd zijn de communicatiekanalen echter vermenigvuldigd en is de hoeveelheid informatie en berichten die wordt uitgewisseld overweldigend geworden voor aannemers, architecten, ingenieursbureaus, controlebureaus, gezondheids- en veiligheidscoördinatoren en andere betrokkenen. Wat ooit een revolutie was, is een vloek geworden.

Meldingen van Microsoft Outlook die constant opduiken zijn een veel voorkomende ervaring geworden voor veel bouwprofessionals. Tijdens kritieke projectfasen kan een architect alleen al gemakkelijk tientallen e-mails per dag ontvangen voor een enkel project. Stelt u zich de situatie eens voor van mensen die meerdere projecten coördineren of eraan werken. Hetzelfde geldt voor andere experts die betrokken zijn bij bouwprojecten.

In deze context wordt het organiseren en sorteren van informatie essentieel. Maar dat is niet genoeg. De ontvangen informatie moet worden verwerkt door directe actie te ondernemen of door te delegeren en ervoor te zorgen dat de verzoeken worden opgevolgd.

Email beheer, een grote uitdaging voor de bouwsector

Tijdens de twee webinars die COOPERLINK in december 2022 organiseerde over het thema samenwerking en email management, konden de deelnemers hun praktijken delen.

De resultaten zijn duidelijk:

• 85% van de respondenten denkt niet dat ze hun professionele e-mails effectief beheren.
• De twee belangrijkste uitdagingen die de deelnemers noemden, zijn "efficiënt email sorteren" en "zorgen voor follow-up van gevraagde acties in een email."
• 85% van de deelnemers heeft geen gemeenschappelijk email classificatiesysteem binnen hun bedrijf.

Email beheer is een bijzonder moeilijke uitdaging voor deze sector. Bij een vastgoedproject zijn er talloze belanghebbenden met meerdere vertegenwoordigers. In elke fase van het project komen er nieuwe mensen bij om hun specifieke expertise in te brengen. Samen met hen wordt er steeds meer informatie uitgewisseld.

Hoewel sommige e-mails geen specifieke waarde hebben en alleen van organisatorische aard zijn (zoals het plannen van een vergadering), zijn andere e-mails essentieel om te bewaren en te archiveren omdat ze invloed hebben op andere beslissingen en dus op de bijbehorende kosten.

Waarom Microsoft Outlook niet voldoende is

De oplossing die Microsoft Outlook of een andere client email oplossing biedt, is niet voldoende aangepast als het aankomt op beheer:

• De enorme hoeveelheid informatie
• Verwerking van verzoeken
• Ingediende verzoeken bijhouden
• Archivering
• Bijlagen beheren
• Omgaan met meerdere ontvangers

Focussen op email management binnen het bedrijf gaat in de eerste plaats over het in vraag stellen van de waarde en de rol van email binnen de organisatie.

email beschouwen als bedrijfsactiva

Het architectuurbedrijf ARCHIPELAGO beschouwt e-mails als een bedrijfsmiddel. E-mails zijn niet alleen een communicatiemiddel tussen werknemers en externe partijen; ze hebben echte waarde.

Daarom kunnen e-mails niet worden gezien als het exclusieve eigendom van de werknemer, zelfs als zij de auteur of afzender zijn. Sommige berichten hebben gevolgen voor het hele bedrijf.

Vanaf het moment dat e-mails het favoriete communicatiemiddel werden, dwong het management van ARCHIPELAGO een oplossing af om e-mails te centraliseren en te organiseren. Om deze nieuwe aanpak af te dwingen, werden e-mails regelmatig verwijderd uit de mailboxen van werknemers. Na een decennium met deze oplossing waren zowel de tool als de aanpak echter aan modernisering toe.

Daarom wendde ARCHIPELAGO zich tot COOPERLINK. Het management van het bedrijf veranderde ook zijn benadering van werknemers. Het is nu vrijwillig voor werknemers om de oplossing te gebruiken en e-mails worden niet langer verwijderd uit Microsoft Outlook. Na het uitleggen van de voordelen van email classificatie aan de teamleden, kan worden bevestigd dat het team overtuigd is.

Het toenemende aantal geheime e-mails in COOPERLINK toont aan dat de oplossing steeds meer wordt gebruikt door werknemers.

Hier zijn enkele use cases en voordelen die ARCHIPELAGO heeft waargenomen:

• Coördinatie en communicatie binnen het team vergemakkelijken: Verzoeken die binnenkomen via email kunnen worden verdeeld over interne teams. Het platform vergemakkelijkt ook het bijhouden van taken. Projectmanagers kunnen het dashboard gebruiken om ervoor te zorgen dat hun projecten op schema blijven. Ze kunnen lopende en afgehandelde taken visualiseren en gemakkelijk toegang krijgen tot correspondentie en bijbehorende documenten.
• Informatievolume beheren: Traditionele zoekopdrachten in email oplossingen leveren honderden resultaten op. Hoe kan men snel de gewenste email vinden? COOPERLINK vereenvoudigt het sorteren door e-mails met gegevens te verrijken.
• Zorgen voorcontinuïteit van informatie binnen projecten: Bouwprojecten strekken zich uit over meerdere jaren, van aankoop tot voltooiing van het project. Ze omvatten ook de integratie van expertprofielen in teams in verschillende projectfasen. Met COOPERLINK hebben nieuwe teamleden eenvoudig toegang tot informatie die sinds het begin van het project is uitgewisseld.
• Risicobeheer en -preventie: Traceerbaarheid van correspondentie is essentieel in de bouwsector. E-mails, naast andere kanalen, worden gebruikt om talrijke stukken informatie en beslissingen uit te wisselen waarnaar mogelijk na enkele jaren moet worden teruggegrepen. COOPERLINK vergemakkelijkt deze traceerbaarheid door middel van metadata en een zoekfunctie.
• Transparante informatie: COOPERLINK vergemakkelijkt de toegang van het management tot informatie op projectniveau, wat de transparantie bevordert.

Casestudie: Joseph BRACOPS ziekenhuisproject in Brussel

Een grootschalig vastgoedproject

ARCHIPELAGO deelde haar ervaring over een van haar projecten, het Joseph Bracops Ziekenhuis, dat diende als proefproject voor de implementatie van correspondentiegerelateerde functies. Het project ging in 2018 van start en omvat de herinrichting van een ziekenhuissite in de Brusselse regio (opdrachtgever: Hôpitaux Iris Sud) en de bouw van een nieuwe polikliniek en medisch-technisch blok. Het project is omvangrijk, beslaat een oppervlakte van 14.900m2, en er zijn tal van partners bij betrokken. ARCHIPELAGO is een van de leden van het ontwerpteam, waartoe ook NU architectuuratelier, BUUR, Ellyps, MATRIciel, MC-carré en COSEP behoren.

In totaal zijn er ongeveer 30 gebruikers in de fase van het "indieningsdossier", en dan hebben we het nog niet eens over de vele belanghebbenden die zich tijdens de volgende fasen van het project bij het projectteam zullen voegen.

De eerste cijfers geven een idee van de omvang van het project:

• Er zijn meer dan 3000 unieke e-mails geregistreerd tussen 2020 en 2022.
• Er zijn al meer dan 100 taken aangemaakt op projectniveau.
• 2 gedeelde werkruimten bevatten in totaal meer dan 6000 bestanden.

Deze cijfers geven een overzicht van de complexiteit van het beheren van informatie in dit soort projecten.

COOPERLINK configuratie voor het Bracops project

ARCHIPELAGO heeft de volgende configuratie aangenomen:

Het COOPERLINK samenwerkingsplatform

Partners worden door ARCHIPELAGO uitgenodigd om deel te nemen aan het COOPERLINK samenwerkingsplatform, dat het delen van documenten en samenwerking (taken) binnen de context van een bouwproject mogelijk maakt.

De belangrijkste functies zijn:

• Uitnodiging partner
• Rechten definiëren (lezen, schrijven, toegangsrechten)
• Documenten delen
• Automatisch indexeren van documentversies
• Taakbeheer
• Aanmaken en bijhouden van workflows (automatiseringsprocessen voor goedkeuringen)

Tijdens de uitvoeringsfase zal de hoofdaannemer COOPERLINK ook gebruiken om de technische specificaties te beheren en te valideren, en om eenvoudig de As-built documentatie te creëren.

Het doel van het gebruik van het samenwerkingsplatform is om het aantal e-mails dat wordt uitgewisseld aanzienlijk te verminderen.

De COOPERLINK-plugin voor Microsoft Outlook

Met de Microsoft Outlook-plugin kunnen werknemers blijven werken met hun vertrouwde email oplossing, terwijl ze toegang hebben tot een paneel waarmee ze e-mails kunnen verrijken met gegevens. Deze gegevens worden gesynchroniseerd met het COOPERLINK samenwerkingsplatform en de server van het bedrijf.

ARCHIPELAGO ervoor gekozen om de Microsoft Outlook-oplossing aan te vullen om de interne coördinatie te verbeteren. Vanuit Microsoft Outlook kan een teamlid een workflow aanmaken die gekoppeld is aan een email. Elk lid heeft dan een duidelijk overzicht van de doorgegeven taken en de taken die aan hen zijn toegewezen.

Bovendien, als een email naar meerdere ARCHIPELAGO medewerkers wordt gestuurd, profiteren alle ontvangers ervan zodra de email door een van hen met gegevens is verrijkt. Dit voorkomt meervoudige gegevensinvoer en bespaart kostbare seconden, die bij elkaar opgeteld een aanzienlijke hoeveelheid tijd voor het bedrijf vertegenwoordigen.

De manager kan een synoptisch overzicht krijgen voor elk project waarvoor hij verantwoordelijk is. Ze kunnen direct zien of een email is opgevolgd door een actie zonder navraag te hoeven doen bij het verantwoordelijke teamlid.

De automatische back-up op ARCHIPELAGO's bestandsserver

Alle informatie die wordt geüpload naar het samenwerkingsplatform wordt automatisch gearchiveerd op ARCHIPELAGO's bestandsserver. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf altijd een back-up heeft en controle behoudt over de uitgewisselde informatie.

Onze 5 tips om COOPERLINK gemakkelijk met je teams te implementeren en de weerstand tegen verandering te minimaliseren

Leg de toegevoegde waarde van de tool uit aan de medewerkers

Het kost moeite om een nieuw hulpmiddel te accepteren. De weerstand tegen verandering kan per persoon verschillen, maar inzicht in de voordelen van een nieuwe oplossing helpt gebruikers te motiveren, vooral als ze zich de voordelen kunnen voorstellen die ze persoonlijk zullen behalen. Tijdsbesparing en het vooruitzicht om taken niet meerdere keren opnieuw te hoeven doen zijn argumenten die alle toekomstige gebruikers aanspreken.

Ondersteuning en begeleiding bieden aan gebruikers tijdens het adoptieproces van de tool

Niet alle gebruikers zijn even vaardig met IT-oplossingen. Voor iedereen is een leerproces wenselijk. Het COOPERLINK team kan u helpen bij de communicatie met uw teams en het opleiden van uw medewerkers.

Het customer success en support team van COOPERLINK reageert zeer snel op vragen van gebruikers en streeft naar een naadloze ervaring. We zijn erg trots op de prestaties van onze ondersteuningsdiensten:

Selecteer zorgvuldig proefprojecten en breid het gebruik vervolgens uit

We raden aan om te beginnen met het implementeren van de oplossing in zorgvuldig geselecteerde proefprojecten, omdat dit teams kan motiveren om innovatieve tools toe te passen voordat de oplossing wordt uitgebreid naar de hele organisatie.

Combineer de plugin met het COOPERLINK samenwerkingsplatform voor eenvoudigere toepassing

Door de COOPERLINK-plugin te combineren met het samenwerkingsplatform kunnen gebruikers de oplossing volledig benutten en de voordelen maximaliseren.

Betrek het management bij het veranderingsproces

Als het management het goede voorbeeld geeft, zullen de teams eerder volgen.

‍

‍