Dit artikel is gebaseerd op een gezamenlijk interview met Hugues Ouchala, voormalig bouwkundig ingenieur met 12 jaar ervaring in bouwprojectmanagement en nu Business Developer bij Cooperlink Construction Hub, en Pierre Marcotte, projectontwikkelaar, ondernemer en business angel. Beiden merken op dat de verantwoordelijkheden van projecteigenaren aanzienlijk zijn toegenomen: groeiende technische complexiteit, strengere regelgeving, een toenemend aantal belanghebbenden, strakkere deadlines en hogere verwachtingen ten aanzien van de uiteindelijke kwaliteit.

In deze context hebben de problemen die zich voordoen op bouwplaatsen vaak een gemeenschappelijke oorzaak: een ontbrekend document, een onduidelijke validatie of een advies dat nooit formeel werd vastgelegd. Deze hiaten kunnen een project vertragen of blokkeren en kunnen jaren na de oplevering weer opduiken, tijdens de tienjarige aansprakelijkheidsperiode, wanneer de verantwoordelijkheden van projecteigenaren, ontwerpers, aannemers en verzekeraars elkaar overlappen.

Geconfronteerd met deze situaties herinnert Pierre Marcotte zich dat projecteigendom fundamenteel berust op een eenvoudig maar veeleisend drieluik: kwaliteit, tijdlijn en kosten.
Zoals hij het zegt:

De projecteigenaar staat garant voor een afgerond project, het halen van deadlines en het beheersen van de kosten. Hij vormt het hart van het ontwikkelingsproces."

‍

‍

‍

‍

‍

Tijdens deze discussie belichtten de twee experts verschillende belangrijke punten:
- de verantwoordelijkheden van de projecteigenaar onder het tienjarige aansprakelijkheidsregime,
- risicovolle situaties die projecten verzwakken,
- rode lijnen die niet overschreden mogen worden om gedekt te blijven,
- het belang van coherente en afdwingbare documenttraceerbaarheid,
- en beste praktijken om het besluitvormingsproces tijdens de hele projectlevenscyclus te beveiligen.

Dit perspectief laat zien dat bewijs, naast uitvoering, nu een essentieel hulpmiddel is geworden voor projecteigenaren om hun projecten te beheren en te beschermen.

‍

Nota bene:Aangezien P. Marcotte actief is op de Franse markt, is de gebruikte woordenschat specifiek voor Frankrijk.

Projecteigendom en vastgoedontwikkeling: twee rollen die vaak worden verward

De projecteigenaar (MOA) definieert de behoefte, stelt het budget, de tijdlijn en de kwaliteitsverwachtingen vast. Hij organiseert beslissingen en raadpleegt materiedeskundigen (architecten, ingenieurs, technische controleurs) om oplossingen te valideren. Ze schrijven niet voor, ze arbitreren.

De projectontwikkelaar daarentegen draagt het financiële risico. Afhankelijk van het project kan hij ook de rol van projecteigenaar op zich nemen of deze delegeren. Dit onderscheid is fundamenteel, omdat het verplichtingen, de aard van beslissingen en de manier waarop verzekeraars verantwoordelijkheden beoordelen, bepaalt.

Een goed project is gebaseerd op een duidelijk kader: iedereen blijft binnen zijn rol en elke actie wordt gedocumenteerd.

Tienjarige aansprakelijkheid begrijpen

De garantie van tien jaar dekt ernstige defecten die de structurele integriteit van een gebouw in gevaar brengen of het ongeschikt maken voor het beoogde gebruik. Opdat deze garantie van toepassing zou zijn, moet aan twee voorwaarden voldaan zijn: alle betrokkenen moeten verzekerd zijn voor hun werkterrein en de beslissingen moeten genomen zijn in overeenstemming met de contractuele en technische vereisten.

In het geval van een defect zal de expert proberen vast te stellen wie, wanneer en op welke basis de beslissing heeft genomen. De mogelijkheid om de besluitvormingsketen te reconstrueren is dan doorslaggevend. Een mondelinge mening, een email die niet gevonden kan worden of een tekening zonder versiebeheer is voldoende om de dekking te verzwakken. Omgekeerd beschermt duidelijke en gestructureerde documentatie alle betrokken partijen, inclusief de projecteigenaar.

De rode lijnen die niet overschreden mogen worden

Deeerste is technische inmenging door de projecteigenaar: zodra deze een technische oplossing valideert of oplegt, treedt hij buiten zijn rol en kan hij de garantie van tien jaar in gevaar brengen.

De tweede betreft innovatie: het gebruik van nieuwe materialen of experimentele processen moet zorgvuldig worden omkaderd. Een ATEx ("An ATEx is a voluntary process consisting of a technical assessment issued by a panel of experts on any innovative construction technique or original architectural concept", bron cstb.fr), bijvoorbeeld, is slechts een advies; het vervangt geen volledige technische validatie of rigoureuze uitvoering.

Te late door de koper veroorzaakte wijzigingen (TMA) zijn een ander gevoelig punt, met name in een VEFA (verkoop vóór oplevering). Ze kunnen essentiële elementen van het project wijzigen en inconsistenties veroorzaken als planversies en beslissingen niet goed worden bijgehouden.Tot slot kunnen zaken met betrekking tot de veiligheid van personen onder strafrechtelijke aansprakelijkheid vallen: in dergelijke gevallen is alleen formeel bewijs toelaatbaar.

Situaties met een hoog risico: lessen uit de praktijk

Bepaalde scenario's komen herhaaldelijk voor in tienjarige aansprakelijkheidsonderzoeken.

Opschortingen van de bouwplaats, vooral wanneer een aannemer wordt vervangen, leiden tot een verlies van projectgeheugen: verspreide validaties, onvolledige dossiers, onduidelijke verantwoordelijkheden. Dit zijn rode vlaggen voor verzekeraars.

Slecht gecontroleerde innovaties zijn een andere bron van kwetsbaarheid: een niet-traditionele techniek vereist een strikt gedefinieerde reikwijdte, grondig toezicht en foutloze documentatie.

Veel voorkomende defecten, zoals scheuren, illustreren hoe divers de oorzaken kunnen zijn: structuur, hygrothermisch gedrag, afwerking, materiaalcompatibiliteit. Zonder een nauwkeurige registratie van technische beslissingen wordt het onderzoek al snel complex.

Laattijdige wijzigingen op verzoek van de koper (TMA) leiden ook vaak tot geschillen wanneer ze gevoelige technische elementen beïnvloeden of wanneer ze niet correct worden geregistreerd. In al deze gevallen valt één conclusie op: het risico vloeit minder voort uit de technische kwestie dan uit het gebrek aan bewijs.

De beslissingsketen als strategische troef

‍Ineen bouwproject hangt de kwaliteit van het resultaat evenveel af van de technische keuzes als van het besluitvormingsproces dat daarop van toepassing is. Goede coördinatie wordt niet alleen afgemeten aan hoe soepel de bouwplaats functioneert, maar ook aan de mogelijkheid om achteraf aan te tonen dat elke beslissing op het juiste moment, door de juiste persoon en met de juiste informatie werd genomen.

De beslissingsketen steunt op drie pijlers:

- Duidelijke rollen: wie beslist, wie tekent af, wie wordt geraadpleegd.

- Geformaliseerde adviezen: schriftelijke documenten, goedkeuringen, rapporten en technische notities.

- Gecontroleerde tijdslijnen: experts moeten de tijd krijgen die nodig is om een kwalitatief hoogstaand advies te geven.

Als deze elementen gestructureerd zijn, wint het project aan kracht. In geval van een geschil wordt deze keten een troef: hij toont de samenhang van beslissingen, de competentie van belanghebbenden en de striktheid van de projecteigenaar. Een vage keten daarentegen creëert ruimte voor interpretatie, verzwakt verantwoordelijkheden en bemoeilijkt de activering van garanties.

BIM, informatie en documentatie: wat biedt echt bescherming?

BIMheeft zichzelf bewezen als een krachtig hulpmiddel om belanghebbenden te coördineren rond een digitale weergave van het project. Maar als het op risicobeheer aankomt, is 3D-modellering alleen niet genoeg. Wat echt bescherming biedt, is niet het model zelf, maar de afstemming tussen BIM-gegevens en de officiële documentatie van het project.In de praktijk ontstaan veel geschillen door een kloof tussen:

-De beslissing die daadwerkelijk werd goedgekeurd,

- de versie van het document die in omloop is,

- de manier waarop elke stakeholder het interpreteert.

Een enkele, samenhangende en gedeelde documentketen, al dan niet digitaal, is doorslaggevender dan welke geïsoleerde tool dan ook. BIM wordt dan een hefboom, op voorwaarde dat het wordt gekoppeld aan een rigoureuze documentatiediscipline: duidelijk versiebeheer, expliciete statussen en vastgelegde, toegankelijke adviezen.

Beste werkwijzen om de volledige tienjarige aansprakelijkheidscyclus veilig te stellen

Enkeleeenvoudige praktijken verminderen de risico's voor de projecteigenaar en zijn partners aanzienlijk. De meest essentiële zijn:

- Strikt binnen zijn rol blijven: organiseren, beslissen, maar nooit technische oplossingen voorschrijven.

- Formaliseren van alle belangrijke technische meningen: geen mondelinge overeenkomsten, geen impliciete goedkeuringen.

- Systematisch versiebeheer van tekeningen, notities, goedkeuringen en notulen van vergaderingen.

- Innovaties inkaderen door de reikwijdte en gebruiksvoorwaarden ervan duidelijk te documenteren.

- Strikt omgaan met door de koper gevraagde wijzigingen (TMA), vooral wanneer deze laat ontstaan.

- Werkzaamheden onderbreken wanneer dat nodig is: het is beter om een site te onderbreken dan om een onzeker punt te valideren.

- Documenteer elke arbitrage: zelfs ogenschijnlijk kleine beslissingen kunnen een impact hebben.

Het aannemen van deze reflexen is niet bedoeld om projecten te belasten, maar om grijze gebieden te voorkomen die jaren later kunnen escaleren tot complexe geschillen.

Conclusie: een verantwoordelijkheid die nauwkeurigheid en duidelijkheid vereist

Project ownership opereert nu in een omgeving waar projecten technischer zijn, verplichtingen strenger en verantwoordelijkheden breder. In deze context is het niet alleen belangrijk om correct uit te voeren, maar ook om ondubbelzinnig te kunnen aantonen hoe beslissingen zijn genomen.

Traceerbaarheid wordt zo een echt managementinstrument. Traceerbaarheid beschermt tegen geschillen, versterkt de kwaliteit van het project en waarborgt de activering van tienjarige garanties. Het is een onzichtbare maar beslissende investering die de robuustheid van het project bepaalt tot ver na de oplevering. In deze logica kunnen bepaalde tools de projecteigenaar ondersteunen door de beslissingsketen te structureren. Cooperlink Construction Hub is een van deze oplossingen, ontworpen om echte uitdagingen in de praktijk aan te pakken.

Het platform maakt het mogelijk om:

- alle projectdocumentatie centraliseren, zodat er één gezaghebbende versie is;

- alle goedkeuringen vastleggen via expliciete workflows met tijdstempel;

- de rol van elke stakeholder documenteren op basis van verantwoordelijkheidsmatrices die zijn afgestemd op de praktijk in de sector;

- de geschiedenis van het project te bewaren, zodat beslissingscontexten zelfs jaren na de oplevering kunnen worden gereconstrueerd;

- Gegevenssoevereiniteit te waarborgen door toe te staan dat het platform binnen de eigen omgeving van de projecteigenaar wordt gehost.

Cooperlink vervangt de materiedeskundigen of de technische eisen van het project niet. Maar het biedt wel het documentaire kader dat vaak ontbreekt om de hele besluitvormingscyclus veilig te stellen. In een omgeving waar bewijs de dekking bepaalt, wordt deze structuur een echte hefboom voor risicobeheersing.