Waar hebben we het precies over als we het hebben over As-Built Documentatie?

Als je een bouwprofessional bent, heb je het keer op keer in verschillende vormen gezien: de beruchte As-Built Documentatie, ook bekend als DOE of As-Built File. Laten we een paar regels nemen om te definiëren wat As-Built Documentatie inhoudt.

De As-Built documentatie is een uitgebreide set goedgekeurde documenten die de definitieve staat van een bouwproject vastlegt.

Het omvat:

• Uitvoeringsplannen die overeenkomen met het voltooide werk;
• Technische informatiebladen;
• Operationele handleidingen;
• Onderhoudsinstructies;
• Conformiteitscertificaten;
• Technische adviezen en ATEX (Experimentele Technische Beoordeling);
• Testresultaten (metingen);
• Onderhouds- en servicehandleidingen en instructies;
• Parameters instellen;
• Foto's van kwetsbare gebieden.

Helaas is de As-Built documentatie vaak het minst favoriete onderdeel van de bouwplaats. De projecteigenaar moet soms de hoofdaannemer of verschillende onderaannemers opjagen om het te verkrijgen. Eenmaal in bezit, wordt er regelmatig te weinig gebruik van gemaakt. Bovendien is het vaak onvolledig of omslachtig, met belangrijke informatie die begraven ligt tussen handmatig geannoteerde gescande technische fiches.

Wie heeft er nog nooit een 200 pagina's tellende As-built documentatie moeten doorlezen met technische sheets in JPEG-formaat, een scheef gescand voorblad en geen fatsoenlijke zoekfunctie? Want de trieste realiteit is dat de As-built documentatie vaak lineair en star is. Deze aanpak heeft zijn beperkingen, in tegenstelling tot het gebruik van gegevens.

Maar naast het wettelijke ⁽¹⁾ en verplichte aspect is de As-Built documentatie een essentiële oplevering van de bouwplaats, een "momentopname" van de uiteindelijke situatie. Het is de As-Built documentatie die het begin markeert van het leven van het gebouw na de bouw.

De uiteenlopende verwachtingen rond een As-Built Documentatie

Rond de As-Built Documentatie draaien drie hoofdrolspelers: de sponsors, de makers en de eindgebruikers. Hoewel het kan voorkomen dat dezelfde persoon meerdere van deze rollen vervult, vooral bij kleinere projecten, is dit vrij zeldzaam. En hier ligt het probleem! Elk van deze actoren heeft specifieke verwachtingen en behoeften met betrekking tot de As-Built Documentatie.

De sponsors

Deze categorie omvat projecteigenaren, bouwmeesters, lagere overheden, klanten en/of projectmanagers. Hun belangrijkste doel is om ervoor te zorgen dat de As-Built Documentatie:

• bestaan (dat is al iets);
• compleet (nog beter);
• voldoen aan de wettelijke vereisten. Dit alles terwijl ze zo min mogelijk tijd besteden aan verificatie en correctie. En vooral als de voorlopige acceptatie / OPR eenmaal is vastgesteld, gaan ze verder met een ander project en willen ze niets meer horen over dit verdomde dossier.

De makers

Deze groep bestaat uit bouwbedrijven, onderaannemers, leveranciers en onze veiligheids- en gezondheidscoördinator (CSS voor België / CSPS voor Frankrijk) voor het dossier Later Werken. Zij zien het opstellen van de As-Built documentatie (DIU / DIUO) als een extra administratieve taak (en daar hebben ze er al genoeg van!). Hun motivatie om het uitputtend te produceren kan daarom beperkt zijn. Wat voor hen belangrijk is, is dat ze technische documentatie hebben:

• snel ontwikkeld;
• tegen lagere kosten;
• die de klant tevreden stelt (die niet noodzakelijkerwijs de eindgebruiker is, laten we dat niet vergeten!).

De eindgebruikers

De uiteindelijke gebruikers van de As-Built Documentatie zijn de mensen die met het gebouw omgaan als het project is afgerond. Dit kunnen eigenaren, bewoners, onderhoudsteams en commerciële teams zijn in de context van een huur- of verkoopcontract... Hun belangrijkste verwachting is dat de As-Built Documentatie:

• autonoom bruikbaar zijn;
• gemakkelijk toegankelijk zijn;
• duidelijk en georganiseerd zijn;
• essentiële gegevens op het juiste moment leveren.

Voorbeeld uit het veld: iemand gaat niet op zoek naar informatie wanneer hij een technische interventie moet beheren. Als ze de informatie niet onmiddellijk kunnen vinden, zullen ze contact opnemen met de projecteigenaar zonder noodzakelijkerwijs een antwoord te krijgen, en vervolgens improviseren met mogelijk lukrake resultaten.

En alle drie samen, wat levert ons dat op?

Het kan een uitdaging zijn om deze uiteenlopende verwachtingen met elkaar in overeenstemming te brengen, omdat de drie belanghebbenden niet dezelfde vaardigheden of prioriteiten hebben. Dit onderstreept het belang van effectieve communicatie, een soepele workflow en proactief beheer van de As-Built Documentatie gedurende het hele project.

De levensduur van As-Built Documentatie na voorlopige acceptatie

In werkelijkheid is de As-Built Documentatie vaak gedegradeerd tot twee benijdenswaardige loten: het kan stof verzamelen in een archiefkelder als het een fysiek formaat heeft, of verloren gaan in de meanders van servers in PDF-formaat.

Dit is echt een gemiste kans. As-Built Documentatie, hoewel wettelijk verplicht, zou veel meer moeten zijn dan een eenvoudige administratieve formaliteit. Het vertegenwoordigt een schat aan waardevolle informatie voor het toekomstige beheer van het gebouw.

De As-Built Documentatie, een hulpmiddel voor onderhoud, het grote over het hoofd geziene

Een As-Built Documentatie biedt een compleet overzicht van het hele gebouw, van elk onderdeel, elke installatie en elk systeem. Het moet de basis vormen voor de onderhoudsmanager om zijn preventieve onderhoudsplan te ontwikkelen en zo de levensduur van de apparatuur te verlengen en de risico's van onverwachte storingen te verminderen.

Het gebrek aan duidelijke documentatie over verwarmings- of ventilatieparameters leidt tot geïmproviseerde aanpassingen in de regeling. Dit heeft invloed op de energie-efficiëntie van het gebouw en het comfort van de bewoners en leidt tot extra kosten (reparaties, heen en weer geloop na klachten, overconsumptie).

In de context van correctief onderhoud is de As-Built Documentatie een redder in nood, ongeacht het urgentieniveau.

Voorbeeld uit het veld: Het waterlek. Dankzij goed georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke As-Built documentatie kunnen technische teams de betreffende apparatuur lokaliseren, de relevante plannen raadplegen en weloverwogen beslissingen nemen om het probleem snel op te lossen.

Een basis voor het latere interventiedossier

Tijdens renovatie, herontwikkeling of sloop dient de As-Built documentatie als waardevolle informatiebron voor aannemers en architecten. Het stelt hen in staat om de structuur en kenmerken van het bestaande gebouw te begrijpen, wat de planning en uitvoering van het werk vergemakkelijkt.

Een communicatiemiddel

De As-Built documentatie kan ook dienen als basis voor communicatie met operators, bewoners en gebruikers van het gebouw. Zij hebben informatie nodig over de apparatuur, onderhoudsprocedures en veiligheidsinstructies. Maar het kan ook gaan over gezondheidskwesties (zelfs over gevoelige onderwerpen zoals asbest!). Het betrekt de gebruikers bij de kwaliteit en betrouwbaarheid van het gebouw.

Een verkoopargument

Naast de operationele voordelen kan een goed opgestelde As-Built documentatie ook de toekomstige verkoop van het gebouw vergemakkelijken. Door potentiële kopers te voorzien van volledige en betrouwbare informatie kan het vertrouwen worden versterkt en de vastgoedtransactie worden vergemakkelijkt.

Iedereen wil het!

Ja, iedereen wil je As-Built Documentatie, zelfs de brandweerman (en waarom niet de postbezorger 😉).

De As-Built documentatie is niet slechts een administratieve formaliteit, maar een essentieel hulpmiddel voor de operationele en onderhoudsfase van het gebouw. Een goede As-Built documentatie betekent:

• Het werk van teams verlichten;
• Het comfort van de bewoners verbeteren;
• De levensduur van de installaties garanderen.

Hoe krijg je een As-built Documentatie van goede kwaliteit?

Welkerol je ook speelt in het bouwproces, we moedigen je aan om belang en betekenis te geven aan de As-Built Documentatie. Denk opnieuw na over het ontwerp. Hier volgen enkele concrete strategieën om een innovatieve, hoogwaardige As-Built Documentatie te verkrijgen die voldoet aan de behoeften van de uitvoerings-/onderhoudsfase.

Heroverweeg de samenstelling van de As-Built Documentatie

Zie As-Built Documentatie als een bron voor eindgebruikers. Met deze aanpak kun je de inhoud en structuur ontwerpen op basis van de werkelijke behoeften. Collectief geheugen bestaat niet. De operator is niet de bouwer. De bewoner is niet de beheerder.

Betrek belanghebbenden vanaf het begin

‍Dewoorden "betrekken" of "raadplegen" kunnen beangstigend zijn als men zich lange overlegprocessen voorstelt of chaotische vergaderingen waar iedereen zijn mening geeft. Het is heel goed mogelijk om belanghebbenden te betrekken en toch efficiënt te blijven.

Sponsors, ontwerpers en eindgebruikers hebben allemaal verschillende verwachtingen en vaardigheden. Door iedereen vanaf het begin bij het project te betrekken, kun je het eenvoudigweg eens worden over wat er aan het eind wordt verwacht.

En dit kan binnen een kader en verantwoordelijkheden:

• Voor de sponsors
  • Wijs een budget toe voor het maken van de As-Built Documentatie met een aparte regel in de metriek/kostenplanning (niet alleen voor het geheugen!);
  • Neem gedetailleerde eisen op in het Special Specifications Book - in de technische clausules en niet verloren tussen de administratieve clausules;
  • Maak de As-Built documentatie verplicht vanaf de voorlopige oplevering. Dit kan zelfs een reden zijn om de voorlopige oplevering te weigeren als de documentatie niet aan de verwachtingen voldoet.
• Voor de makers
  • Kies voor een aanpak die gericht is op het toekomstige nut van de documentatie;
  • Ontwerp de inhoud en structuur van de documentatie op basis van de behoeften van de eindgebruikers;
  • Maak de As-Built Documentatie stukje bij beetje (dit maakt de taak minder zwaar...);
  • Integreer de As-Built Documentatie en training als een onlosmakelijk geheel.
• Voor eindgebruikers
  • Geef vanaf het begin aan wat hun behoeften zijn (het is gemakkelijk om later te klagen als er aanvankelijk niets is gedaan);
  • Advies geven over de vorm en inhoud van de documentatie;
  • Train de teams;
  • Verspreid informatie op een gerichte manier (niemand wil een heel document lezen: ontleed om ervoor te zorgen dat iedereen zich betrokken voelt).

Begin met het opstellen van de As-Built documentatie vanaf de eerste dag van de bouwplaats.

Eenhoofdaannemer zegt dat het gemiddeld 2 tot 3 maanden duurt om de gegevens voor de As-Built documentatie te verzamelen. Beginnen met dit werk bij de voorlopige oplevering is dan ook een verschrikkelijk plan: een nieuwe bouwplaats is al begonnen en je zit nog steeds met die stomme map! Deze As-built Documentatie vanaf de eerste minuten van de uitvoeringsfase aanpakken, betekent een gezonde en regelmatige verdeling van de werklast.

Zorg voor uniformiteit voor betere consistentie en eenvoudiger lezen

In veel gevallen lijden As-built Documentaties aan een gebrek aan uniformiteit. Verschillende lay-outs of gegevensstructuren van het ene document naar het andere leiden tot problemen bij het vinden van belangrijke informatie tijdens de bouw en nog meer daarna.

Bovendien is de nomenclatuur die voor elk project wordt gebruikt vaak verschillend en willekeurig, wat het zoeken naar specifieke informatie nog moeilijker maakt. Zonder consistente codering is het bijvoorbeeld onmogelijk om snel de technische fiche voor een kraan te vinden. Uiteindelijk doorzoek je verschillende PDF's met de namen "Sanitair 1", "Sanitair 2", enz.

Vijf tips voor een As-built Documentatie met consistente opmaak:

• Zorg voor identieke koppen voor technische fiches;
• Gebruik een uniforme nomenclatuur (een lexicon is een must);
• Creëer een logische en betrouwbare documentnummering;
• Duplicaten elimineren door geautomatiseerde nummering;
• Gebruik een eenvoudige, effectieve en logische codificatie.

Door te kiezen voor een systematische en uniforme aanpak bij het maken en organiseren van As-built Documentations, zorg je voor meer consistentie en leesgemak voor alle gebruikers.

💡 Bekijk ons ebook over technische documentatie:

‍Ommeer te weten te komen over hoe je de optimale As-Built documentatie samenstelt en om te leren hoe je de administratieve last kunt verminderen en vanaf de eerste dag een as-built dossier kunt maken, download ons gratis ebook over technische documentatie.

Hoe vereenvoudigt Cooperlink de creatie van je As built?

Cooperlink is een actief bedrijf in het beheer van bouwgegevens. De Cooperlink teams zijn zich bewust van de zorgen van hun gebruikers en bieden hen efficiënte oplossingen om de uitoefening van hun beroep te ondersteunen en te vergemakkelijken.

Cooperlink heeft een data-gebaseerde document management oplossing ontwikkeld. Deze datagestuurde aanpak maakt het mogelijk om op een effectieve manier een As-built Documentatie op te stellen die voldoet aan de behoeften van verschillende belanghebbenden.

• Bouw de As-built Documentatie geleidelijk op vanaf de eerste dag van de uitvoeringsfase, moeiteloos;
• Snelle validatie door alle belanghebbenden parallel implementeren (geen technische fiches meer die op het bureau van de stabiliteitsingenieur blijven liggen);
• Archiveer bouwgegevens duurzaam en voorkom hercodering;
• Een dynamisch gegevensbesturingssysteem (slechts één keer gecodeerd!) om bij het sluiten van de site te kiezen wat moet worden geëxtraheerd om gerichte As-built Documentaties te genereren (per gebouw, zone, appartement, handel, enz.);
• De mogelijkheid om de naam van de bestanden van alle documenten in één keer aan te passen aan de bestaande nomenclaturen bij de klant;
• Dit alles zonder iemands gewoonten te veranderen of de processen ingewikkelder te maken.
• Aan het einde van de constructie, omdat alle gegevens al op het platform staan, is de creatie van de DOE geautomatiseerd: je definieert de structuur volgens jouw criteria en de Cooperlink oplossing compileert de gegevens volgens jouw structuur.

Bovendien ontwikkelen onze teams momenteel een databasesysteem voor gebouwde activa ("apparatuur") tussen het BIM-ecosysteem en de bouwplaats met de mogelijkheid om gegevens toe te voegen. Zo zal het mogelijk zijn om onze in BIM gemodelleerde deur niet alleen te koppelen aan de technische fiches van de deur en haar onderdelen, maar ook aan het sluitplan of andere relevante gegevens. Het zal ook mogelijk zijn om bijvoorbeeld de codes voor sloten en sleutels, de referenties van toegangssystemen, de installatiedatum en het controlerapport te specificeren.

Altijd in de geest: codeer de gegevens één keer, de rest (schema's, headers, inhoudsopgaven) is slechts het instellen van parameters!

‍

‍

⁽¹⁾ In België is het latere interventiedossier (DOE) verplicht - Koninklijk Besluit van 25/01/01 en 19/01/05, artikelen 34, 35 en 3. In Frankrijk is het DOE alleen verplicht in het kader van overheidsopdrachten (artikel 40 van de CCAG).