Ook al betalen we soms een aanbetaling bij de start van het werk, niemand zou voor de hele klus willen betalen voordat hij de eerste bouwmachine ter plaatse heeft gezien. Aan de andere kant zou een hoofdaannemer snel failliet gaan als hij het werk pas aan het einde van het project zou factureren. Vandaar de noodzaak van voortgangsrapporten en facturen voor voortgangsbetalingen!

Opmerking voor de Franse versie: De termen "voortgangsrapport" en "factuur voor voortgangsbetalingen" zijn de termen die in Frankrijk worden gebruikt. In Franstalig België worden in plaats daarvan de termen "voortgangsrapport" en "factuur voor voortgangsbetaling" gebruikt. Voor de rest van het artikel gebruiken we meestal de termen die in Frankrijk worden gebruikt.

Definitie van een voortgangsrapport?

Een voortgangsrapport is een gedetailleerd overzicht van de voortgang op de bouwplaats. Het voortgangsrapport is een essentieel document bij het beheren van een bouwproject.

Wat is een voortgangsfactuur?

De voortgangsfactuur factureert het percentage van het werk dat daadwerkelijk is voltooid. Het is de factuur voor de voortgangsbetaling die voortvloeit uit het voortgangsrapport.

De factuur voor voortgangsbetalingen voor effectief financieel beheer van de bouwplaats

Het kan gebruikelijk zijn om projecten te factureren in "brede" fasen, gebaseerd op een tijdlijn in plaats van op het werkelijk voltooide werk. Deze praktijk kan nadelig zijn voor zowel de klant als het bedrijf.

Een systeem van periodieke facturering op basis van voortgangsrapporten biedt tal van voordelen:

• Nauwkeurig financieel bijhouden: Met het voortgangsrapport kunnen de werkelijke kosten nauwgezet worden vergeleken met het geraamde budget, wat het financieel beheer voor zowel de projecteigenaar als het bouwbedrijf vergemakkelijkt.
• Financiële samenhang: Een duidelijk en feitelijk beeld van de voortgang van het werk maakt effectief middelenbeheer mogelijk.
• Communicatie: Het voortgangsrapport biedt volledige transparantie aan belanghebbenden over de voortgang van het werk en de bijbehorende kosten.

Hoe presenteer je een voortgangsrapport?

De presentatie van een voortgangsrapport op een bouwplaats gebeurt meestal maandelijks. Hierbij worden drie belangrijke documenten gebruikt, die elk een specifieke rol spelen bij het bijhouden van het werk en de facturering:

1. Het voortgangsrapport
2. De schuldverklaring (DC)
3. De factuur voor de voortgangsbetaling

Het is gebruikelijk om Excel te gebruiken voor deze drie documenten. Hoewel Excel goed werkt, moet je voorzichtig zijn:

• Automatiseer om dubbele invoer te voorkomen.
• Beveiligen en beschermen om fouten te voorkomen.
• Standaardiseer om tijd te besparen tussen elke tabel en zorg voor consistentie in je financiële en technische documentatie.

Er zijn ook gespecialiseerde softwaretools waarmee je alle drie de documenten kunt beheren en soms zelfs nog meer.

Welke informatie moet worden opgenomen in een voortgangsrapport?

Een voortgangsrapport bevat gewoonlijk het volgende:

• De begin- en einddatum van het voortgangsrapport.
• Het nummer van het voortgangsrapport.
• Een lijst van taken geordend en genummerd zoals in de Specificaties.
• De meeteenheden (U) die worden gebruikt om elke grootheid te definiëren (m², m³, uren, enz.).
• Oorspronkelijk geplande hoeveelheden (Q) in het contract.
• Eenheidsprijzen (UP) voor elke taak zoals gedefinieerd in het contract.
• Werkelijk voltooide hoeveelheden (Qr) tot de sluitingsdatum van het voortgangsrapport.
• Het percentage (%) dat dit vertegenwoordigt (ter informatie).
• Het totale bedrag (€ cumulatief), d.w.z. UP x Q (factureerbaar).
• Het reeds gefactureerde bedrag (€ previous) in eerdere voortgangsrapportages.
• Het bedrag dat moet worden gefactureerd (€ factureerbaar), wat het verschil is tussen € cumulatief en € vorig.
• De som van alle te factureren bedragen (TOTAAL): cumulatief, eerder gefactureerd en factureerbaar in dit voortgangsrapport.

Voorbeeld

Voortgangsverslag nr. 22 van 01/06/2024 tot 30/06/2024

De schuldverklaring (DC)

De schuldbekentenis is een financieel document dat is afgeleid van het voortgangsrapport. In tegenstelling tot een factuur is het niet-contractueel en dient het als een voorstel. Het wordt gebruikt om betaling te vragen voor een deel van het werk dat op een bepaald punt in het project is voltooid.

De schuldverklaring is gebaseerd op de informatie in het voortgangsrapport en moet voldoen aan de contractvoorwaarden.

Belangrijkste elementen van een schuldverklaring:

• Contractuele informatie;
• Factureringsperiode;
• Voortgangsrapportnummer;
• Factuur voor tussentijdse betaling bijgevoegd;
• Goedkeuringsvoorwaarden (vertragingen voor automatische facturering).

De factuur voor de voortgangsbetaling

Zodra de schuldverklaring is goedgekeurd, kun je de factuur voor de termijnbetaling uitreiken. Deze lijkt op de schuldverklaring, maar met de volgende belangrijke extra elementen:

• Factuurdatum;
• Datum voortgangsverslag;
• Te factureren bedrag exclusief belasting;
• Belastingen;
• Totaal verschuldigd bedrag;
• Betalingsvoorwaarden;
• Betalingsgegevens.

Word en Excel bieden sjablonen voor facturen voor voortgangsbetalingen. Als je gespecialiseerde software gebruikt, zijn dergelijke sjablonen beschikbaar en soms aanpasbaar. Dit is het geval bij Cooperlink.

Wat is lean planning?

Lean planning is een projectmanagementaanpak die is geïnspireerd op de principes van Lean Management, oorspronkelijk ontwikkeld in de auto-industrie door Toyota. Lean implementeren op een bouwplaats kan met behulp van verschillende tools (Lean Planner System, 5S-methodologie, Kanban, Value Stream Mapping, enz.), elk aangepast aan de behoeften en specifieke kenmerken van de bouwplaats.

Het doel van leanplanning is het optimaliseren van processen en het maximaliseren van de toegevoegde waarde voor de klant. Toegepast op bouwprojecten, lean planning maakt lean een efficiëntere en meer samenwerkende werkcoördinatie en uitvoering mogelijk.

• Optimalisatie van stromen (verplaatsing van middelen - mensen, materialen, machines)
• Regelmatige controle van schema's
• Eliminatie van verspilling (middelen, geld en tijd)
• Voortdurende verbetering
• Samenwerking en communicatie
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
• Teambetrokkenheid en empowerment

Lean planning , met zijn principes van optimalisatie en afvalvermindering op basis van regelmatige bewaking van de planning, kan de manier veranderen waarop voortgangsrapporten op een bouwplaats worden opgesteld en beheerd.
Een 'slanke' voortgangsrapportage betekent een efficiënter, nauwkeuriger en nuttiger proces voor het opstellen van voortgangsrapporten voor alle belanghebbenden.

• Vereenvoudiging van processen
• Regelmatige feedback
• Real-time voortgangsrapportage
• Agile beheer van wijzigingen
• Betrokkenheid van het team

De 7 fouten die je moet vermijden bij het opstellen van een voortgangsrapport

Fout #1 - Een voortgangsrapport dat niet gebaseerd is op contractuele documenten

• U factureert metselwerk in m³, maar het wordt gemeten in m² in de contractuele raming;
• U telt verf per laag, terwijl de Specificaties voorzien in facturering per m² voor drie lagen, dus uw totale hoeveelheden zijn verschillend;
• U verandert het type tegels en verhoogt de eenheidsprijs zonder enige traceerbaarheid;
• Als klap op de vuurpijl gebruik je niet dezelfde volgorde van items tussen de contractuele raming en de voortgangsrapportage.

Heb je ooit het spel gespeeld van zoek het verschil tussen de hoeveelheden die in het contract staan, de hoeveelheden die door je onderaannemer worden gefactureerd en de hoeveelheden die jij aan je klant factureert? Het is frustrerend, nietwaar?

• Je bent de weg kwijt. Het is onmogelijk om te weten wat je moet factureren en wanneer.
• Je klant heeft kritiek op elke regel. Natuurlijk is het niet duidelijk.
• Je loopt het risico belangrijke dingen te vergeten en geld te verliezen...

Fout #2 - Een voortgangsrapport dat niet overeenkomt met de werkelijkheid

Inde familie van niet op elkaar afgestemde voortgangsrapporten hebben we:

• De voortgangsrapportage per maandpercentage: Een project van 10 maanden, dus ik factureer elke maand 10%, toch? Verrassing, projectkosten zijn allesbehalve lineair! Je geld raakt op zodra de site is opgezet.
• Het voortgangsrapport is gebaseerd op een theoretische planning: We factureren metselwerk in maart omdat het voor maart gepland stond. Zelfs als de metselaar nog geen voet op de bouwplaats heeft gezet...
• Het voortgangsrapport is gebaseerd op de willekeurige gok van de voorman vanuit zijn kantoor op de bouwplaats (het is koud buiten): Een snelle dobbelsteenworp en voila... 28,45% van de versterkingen is geïnstalleerd (decimalen optellen ziet er altijd goed uit). Maar je hebt al 75% van deze versterkingen aan je onderaannemer betaald.

Hoe dan ook, je zult eindigen met:

• Een ongelukkige projecteigenaar,
• Kasstroomproblemen, en
• Grote verschillen in je boekhouding.

Fout #3 - De voorbereiding van het voortgangsrapport uitstellen

Het klassieke scenario in financieel beheer op een bouwplaats is wanneer de projecteigenaar na drie maanden werk in één keer drie facturen voor voortgangsbetalingen ontvangt. Dan niets... Dan nog twee achter elkaar... De projecteigenaar gaat achter de facturen aan, de aannemer krijgt te maken met cashflowproblemen en de architect moet snel de hoeveelheden controleren. Bereid je voor op een heleboel ontevreden belanghebbenden!

Fout #4 - Een statisch voortgangsrapport

Op de eerste dag van de werf heb je een mooi voortgangsrapport opgesteld in Excel. Je hebt advies nummer 1 opgevolgd, het is goed gebaseerd op contractuele documenten. Bravo! En elke maand haal je onvermoeibaar hetzelfde document op om het aan te vullen. Pas op, het voortgangsrapport is een dynamisch document: elke bouwplaats heeft zijn aandeel in wijzigingen, aanpassingen en veronderstelde hoeveelheden...
Een werfleider die het dynamische aspect van het voortgangsrapport negeert, zal een aanzienlijk bedrag vergeten te factureren!

Fout #5 - Geen rekening houden met het vorige voortgangsrapport

Als de aannemer factureert voor de hoeveelheden die in een bepaalde maand zijn gerealiseerd zonder rekening te houden met de vorige voortgangsrapporten, kan hij in het beste geval te maken krijgen met afrondingsproblemen of in het slechtste geval met optellingsproblemen.
Het voortgangsrapport is niet alleen de hoeveelheid die in een maand is gerealiseerd. De voortgangsrapportage geeft de totale hoeveelheid weer die op locatie is geïnstalleerd, waarvan je het bedrag aftrekt dat al is gefactureerd in eerdere voortgangsrapportages.
Daarom bevat de maandelijkse voortgangsrapportage altijd drie totalen per taak: het gerealiseerde totaal, het eerder gefactureerde totaal en het deze maand gefactureerde totaal.

Fout #6 - Delegeren zonder het voortgangsrapport te controleren

Ook al lijkt het voortgangsrapport een administratieve klus, het blijft een cruciaal document waarover je controle moet houden.
Trap niet in deze valkuilen:

• De architect of projecteigenaar eenzijdig laten beslissen.
• De door de onderaannemer gefactureerde hoeveelheden accepteren zonder verificatie.
• 100% van de voorbereiding van het voortgangsrapport delegeren aan administratief personeel dat nooit een voet op locatie zet.
  Controle houden over de hoeveelheden die worden gefactureerd, dat is de basis van goed projectmanagement.

Fout #7 - Een lineaire benadering van het voortgangsrapport

In een lineaire visie op projectmanagement ligt de focus op het vasthouden aan het oorspronkelijke plan in plaats van op het creëren van waarde voor de klant.
Een factuur voor voortgangsbetalingen blijft een wendbaar en aanpasbaar document. Vermijd deze niet-agile neigingen:

• Overdreven anticipatie (je bereidt alles voor aan het begin van de site om het na drie maanden opnieuw te doen).
• Een documentstructuur die te rigide is (het is onmogelijk om een korting te verantwoorden na een fout ter plaatse omdat dit niet voorzien is in het vergrendelde bestand!)
• Te starre processen: Een nauwkeurige procedure waarbij vijf weken goedkeuring verloren gaan zodra één enkele stakeholder afwezig is.
  Een te rigide en gestructureerd proces dwingt teams om workaround-strategieën te ontwikkelen die vaak geïmproviseerd en riskant zijn.

Waarom is goed beheer van voortgangsrapporten waardevol voor je project?

Het beherenvan voortgangsrapporten is een belangrijk onderdeel van een succesvol bouwproject. Het voortgangsrapport is het perfecte kruispunt van uw technische en financiële documenten. Zonder een minimum aan structuur en samenhang dreigt dit verbond uit balans te raken!

Effectief beheer biedt veel voordelen die zich vertalen in tijdsbesparing, kostenbesparing en grotere tevredenheid bij alle belanghebbenden.

Een wendbare visie voor je planning

‍Implementatievan agile beheer van voortgangsrapportages maakt snelle aanpassingen aan de planning mogelijk op basis van de realiteit op de bouwplaats. Zie het voortgangsrapport als meer dan alleen een financieel document; het is een "momentopname" van uw bouwplaats. U kunt onmiddellijk de geboekte vooruitgang visualiseren en mogelijke vertragingen of problemen identificeren.
Het bekijken van uw plannings- en facturatiedocumenten als één geheel biedt onmiskenbare voordelen:

• Verhoogd reactievermogen: Aanpassingen kunnen in realtime worden doorgevoerd, zodat er snel kan worden gereageerd op onverwachte gebeurtenissen.
• Betere coördinatie: Een duidelijke en gedeelde visie op de planning bevordert de coördinatie tussen teams en verbetert de algehele efficiëntie.

Minder administratieve tijd kwijt aan het beheren van voortgangsrapporten

Voortgangsrapporten beherenkan tijdrovend zijn als het niet goed georganiseerd is. Opgelegde formaten, kopiëren-plakken en meerdere ingangen (planning, voortgangsrapporten, verkoop, inkoop) kunnen het proces bemoeilijken.
Elke belanghebbende controleert volgens zijn eigen processen. Ieder maakt zijn eigen berekeningen: de architect, het bedrijf, de onderaannemers en de projecteigenaar... Dat zijn vier berekeningen voor dezelfde hoeveelheid!

Wanneer een voortgangsrapport op een enigszins ongeorganiseerde manier wordt gepresenteerd, verspilt iedereen kostbare tijd aan correcties, gegevensinvoer, verificaties, goedkeuringen, enz.
Een goed voorbereid voortgangsrapport betekent:

• Uw processen optimaliseren: Het gebruik van geschikte en gestandaardiseerde tools vermindert de tijd die nodig is voor het invoeren en verifiëren van gegevens.
• Minder fouten: Een goed functionerend systeem minimaliseert het risico op menselijke fouten en zorgt voor betrouwbaardere en consistentere informatie.
• Uw efficiëntie verhogen: Minder tijd kwijt aan administratie betekent meer tijd om je te richten op taken met toegevoegde waarde. Bijvoorbeeld het verlaten van het kantoor op de bouwplaats om de kwaliteit van de wapeningsinstallatie te controleren...

Behendige kasstroom

Goed beheer van voortgangsrapporten zorgt voor nauwkeurigere en snellere facturering, zowel voor klanten als voor onderaannemers. Door te werken met werkelijke hoeveelheden in plaats van geschatte hoeveelheden worden de financiële stromen verbeterd.

• Nauwkeurige facturering: De gefactureerde bedragen worden gerechtvaardigd door nauwkeurige gegevens, waardoor geschillen worden verminderd en betalingen sneller plaatsvinden.
• Beter financieel beheer: Betere zichtbaarheid op voortgang en kosten zorgt voor beter cashflowbeheer en anticipatie op financieringsbehoeften.
• Evenwichtige kosten en uitgaven: De aannemer geeft uit wat hij factureert. De onderaannemer factureert wat hij uitgeeft. De projecteigenaar geeft uit wat hij gebouwd ziet worden. Stakeholdertevredenheid wordt bereikt - perfecte timing, want dit is het onderwerp van het volgende hoofdstuk!

Tevredenheid van belanghebbenden

Niets is erger dan een bouwplaats waar iedereen met tegenzin aankomt. Elke bouwplaatsvergadering verandert in een knokpartij, een symfonie van meningsverschillen. Mensen maken ruzie over aangetekende brieven en systematische afwijzingen van elke kostenspecificatie of voortgangsrapportage.

Tevredenheid van belanghebbenden lijkt duur, maar ontevreden belanghebbenden kosten u veel meer: financieel, maar ook in termen van teammoraal, de geloofwaardigheid van uw bedrijf, netwerk en marketinginvloed...

Een goed beheerd voortgangsrapport biedt transparante en snel verifieerbare hoeveelheden, wat conflicten en eindeloze discussies op de bouwplaats beperkt.

• Transparantie: De duidelijkheid van gedeelde informatie versterkt het vertrouwen tussen alle belanghebbenden (klanten, onderaannemers, managers). Geen tijdverlies door discussies en verificaties.
• Minder conflicten: Nauwkeurige en gedeelde gegevens verminderen onenigheid over voortgang en betalingen.
• Hogere tevredenheid: Klanten en onderaannemers voelen zich beter geïnformeerd en betrokken, wat hun algemene tevredenheid verhoogt. En ze zullen met je willen blijven werken! Een goede investering op lange termijn.

Oplossing: Voor vlotte, dynamische en lean voortgangsrapporten

Teamoty

Teamoty , een softwareprovider voor de bouwsector, biedt zijn Teamoty Scheduling-oplossing aan, een tool voor het plannen en opvolgen van werkzaamheden die geïnspireerd is op de principes van de Lean Construction-methodologie.
Teamoty Scheduling biedt verschillende weergavefuncties (geo-temporele planning, wekelijkse planning, drieweekse planning, planning per vak, kleurgecodeerde plannen) die het dagelijkse werk van teams vergemakkelijken bij het opvolgen en coördineren van de planning.
Teamoty Scheduling is zowel een tool voor planning, opvolging van werkzaamheden als operationeel beheer, waarmee taken efficiënt kunnen worden georganiseerd en belangrijke prestatie-indicatoren van projecten kunnen worden opgevolgd.

Cooperlink

Cooperlink is een bedrijf actief in datamanagement voor de vastgoed- en bouwsector. Het Cooperlink team begrijpt de zorgen van hun gebruikers en biedt efficiënte oplossingen om hun werk te ondersteunen en te vergemakkelijken.

Cooperlink heeft een datagestuurde oplossing ontwikkeld voor het beheren van contractuele en financiële documenten. Deze data-georiënteerde aanpak zorgt voor het efficiënt opstellen van uw contractuele documenten, zoals:

• Contracten met klanten
• Contracten met onderaannemers
• Voortgangsrapporten, schulddeclaraties en facturen voor voortgangsbetalingen van klanten
• Facturering onderaannemer

Altijd met het idee: voer de gegevens één keer in en de rest (contracten, voortgangsrapporten, planning, facturen, etc.) is gewoon configuratie!

Teamoty-Cooperlink module

Teamoty en Cooperlink werken nauw samen, met name bij het opzetten van een synchronisatiemodule tussen Teamoty's lean planning en Cooperlink's contractuele voortgangsrapportages.

• Cooperlink koppelt planningstaken aan contractactiviteiten (gelijk aan werkitems);
• Cooperlink synchroniseert de planning van Teamoty in real-time;
• De voortgangsrapportage wordt geautomatiseerd op basis van de daadwerkelijk uitgevoerde planning;
• Op basis van het voortgangsrapport wordt een schuldverklaring gegenereerd;
• Dankzij een exportfunctie kun je facturering integreren in je ERP-systeem;
• De oplossing blijft flexibel en wendbaar: het stelt je in staat om controle te houden over je cijfers, of het nu gaat om onderfacturering, overfacturering of andere site-aanpassingen.

De gegevens uit plannings- en voortgangsrapporten worden dynamisch en efficiënt gebruikt! U hoeft soortgelijke informatie niet meer meerdere keren in verschillende software in te voeren.

• Minder tijd kwijt aan pure administratie
• Eenvoud van processen
• Dynamische samenhang tussen technische en financiële documenten
• Gebruiksgemak voor alle belanghebbenden, ongeacht de interne software die ze gebruiken.

‍

Bekijk onze productoplossingen of neem contact op met een vertegenwoordiger voor meer informatie!