Het is lang geleden dat in 1971 het eerste email systeem werd ontwikkeld met de gedachte dat email een revolutie teweeg zou brengen in de wereld en met name in de zakenwereld.

Hoewel email een revolutie is geweest, heeft het natuurlijk veel procedures vereenvoudigd en miljoenen werknemers tijd en geld bespaard.

En vandaag dan?

Weet u bijvoorbeeld dat er in 2017 dagelijks 269 miljard e-mails werden uitgewisseld, oftewel meer dan 3 miljoen per seconde (en dit aantal blijft stijgen) en dat meer dan 50% van de wereldbevolking er gebruik van maakt?

Natuurlijk, op het eerste gezicht, kunnen deze cijfers je doen dromen.

Maar welke plaats neemt email in binnen organisaties en wat is zijn toekomst in het tijdperk van cloud computing, terwijl elke werknemer gemiddeld 120 e-mails per dag ontvangt en platforms en toepassingen exponentieel groeien?

De keuzes van elk bedrijf zijn verschillend en de door elk van hen gebruikte tools zijn niet compatibel met elkaar. Gevolg: de werknemers worden geconfronteerd met het gebruik van meerdere platforms, soms voor elke partner een andere, met alle nadelen van dien (opleiding, overlapping van gegevens, frustratie, ...).

Geconfronteerd met deze situatie is het heel gewoon om bedrijven te ontmoeten die het merendeel van hun projecten en uitwisselingen via e-mail beheren. Voor het gemak ontvangt elk lid van het project een kopie van de verzonden e-mail met het risico dat het een verouderde versie van een specifiek document kopieert, wijzigt of zelfs opslaat.

Heb je ooit met deze situatie te maken gehad? Hoe heb je het bestreden?

Sommigen klagen over de komst van platforms als Slack et al, en na 24 uur daalt de kans dat je email wordt gelezen tot 1%, dit communicatiemiddel blijft bovenaan de peilingen staan met een voorkeur van 86% van de professionele gebruikers . Nee, kattools zijn niet dodelijk voor email. Misschien zijn ze gewoon aanvullend en geschikter voor een bepaald type communicatie.

Gebruikt u e-mail voor dringende communicatie? Is email geschikt voor elk type communicatie? Denkt u dat email geschikt is voor elke situatie?

Bill Clinton beweert dat hij als president slechts twee e-mails heeft gestuurd, dus hoewel deze manier van communiceren snel, eenvoudig en soms effectief is, is het schrijven van een email echt een lichte zaak?

Steeds meer bedrijven gebruiken een Email Policy binnen hun organisatie. Dit gebruiksbeleid kan een productieve omgeving bevorderen en organisaties beschermen tegen bepaalde juridische aspecten. Zo komen punten aan bod als: de eigendom van email, veiligheidsbewustzijn en cyberaanvallen, regels voor handtekeningen, gebruik en raadpleging van e-mails buiten de werkuren, ...

In elk projectmanagement worden echter veel communicatiemiddelen gebruikt: email chat, samenwerkingsplatforms, telefoon, mobiele toepassingen, videoconferenties, ...

Moeten we, wetende dat het gemiddeld 20 minuten duurt om je weer op een taak te concentreren nadat je bent onderbroken, geen beleid uitstippelen voor het gebruik van al deze methoden om het gebruik ervan beter te omkaderen, te voorkomen dat werknemers voortdurend worden gestoord in hun taken en bedrijven in staat te stellen efficiënter te werken?

Misschien, is dit de enige spammer van ons werk?