In de bouwsector wordt documentbeheer vaak gezien als een administratieve last: technische fiches die moeten worden goedgekeurd, documenten die moeten worden ondertekend en het voortdurend achter klanten aan moeten zitten. Deze tijdrovende cyclus brengt de projecttermijnen vaak in gevaar.

Van klantbehoefte tot operationeel voordeel

Voor Romain Jaumont, manager Methoden en Planning bij Duchêne (Eiffage), werd Cooperlink in eerste instantie geïntroduceerd om aan een specifieke wens van de klant tegemoet te komen: een nauwkeurige opvolging van technische fiches en projectdocumentatie.

De "achtervolging" vervangen door automatisering

Hoewel de tool aanvankelijk werd opgelegd, werd de meerwaarde ervan meteen duidelijk voor de operationele teams. Het belangrijkste voordeel? Een einde aan de voortdurende „jacht” op goedkeuringen van klanten.

Door de workflows te automatiseren worden ondertekende documenten teruggestuurd zonder dat er herhaaldelijke handmatige handelingen nodig zijn. Wat begon als een contractuele verplichting, groeide al snel uit tot een middel om de productiviteit te verhogen.

De drie sleutels tot succes volgens Duchêne:

1. Eenvoud: een intuïtief platform waarvoor slechts minimale training nodig is.
2. Betrouwbaarheid: foutloze documenttracering, essentieel voor een zorgeloze planning.
3. Ondersteuning: de menselijke responsiviteit die hen onderscheidt van standaardplatforms.

Conclusie

Door het bijhouden van documenten te centraliseren en te automatiseren, zet Duchêne een vereiste om in een operationeel voordeel. Minder herinneringen betekenen dat er meer tijd overblijft om het project op te leveren.

‍