Opnieuw heeft het team veel moeite gedaan om te reageren op uw feedback en u nieuwe functies aan te bieden die uw werk eenvoudiger maken. Neem contact op met uw account- of succesmanager voor meer informatie.

Opmerking: de beschikbaarheid van deze functies is afhankelijk van uw abonnement. Sommige functies kunnen onderhevig zijn aan uitgestelde implementatie. Klik in de Cooperlink app op Help > Over om meer informatie te krijgen over de versie die u momenteel gebruikt.

Kennisgevingen

Notificaties filteren op map

U bent verantwoordelijk voor een deel van het project en u wilt niet gestoord worden door meldingen die u niet aangaan. Om dit te doen, hoeft u alleen maar het abonnement op meldingen per map te activeren. Hoe?

• Klik op de knop Instellingen meldingen wijzigen
• Kies Abonneren op mappen
• Abonneer u op de meldingen van mappen door op het contextmenu ervan te klikken. Er verschijnt dan een groen belletje naast de mappen waarop u zich hebt geabonneerd.

Deze functie is beschikbaar voor alle gebruikers en kan per werkruimte worden geconfigureerd.

Belangrijke opmerking: met uitzondering van taken en workflows waarvoor u persoonlijk bent aangesteld, en met uitzondering van mappen waarop u zich hebt geabonneerd, zijn alle meldingen voor die mappen uitgeschakeld.

Download bestanden uit inbox

U kunt nu een selectie van bestanden rechtstreeks uit de inbox downloaden door middel van een ZIP-archief.

Beheer van documenten

Herzieningen

Het is nu mogelijk om een aangepast revisiesysteem per werkruimte te activeren (bijv. 0, A, B, C / P01, P02, C01). De revisie-index wordt ook aangegeven als het document een gekoppeld element is (bijv. aan een workflow of een taak). Klik op de revisie index om de geschiedenis te openen.

U zult zien dat het pictogram van de versiegeschiedenis is vervangen. Nu maakt Cooperlink onderscheid:

• Versies: dit zijn de transactiestromen tussen organisaties, dat wil zeggen elke keer dat een document wordt uitgegeven of ontvangen. Versies worden automatisch beheerd door Cooperlink.
• Revisies: dit zijn wijzigingen die in documenten worden aangebracht en als zodanig door een eindgebruiker worden gemarkeerd.

Deze functionaliteit is beschikbaar voor alle gebruikers, maar het vereist een aanpassing van de configuratie van uw werkruimte. Neem contact op met uw Customer Success Manager om deze aanpassingen door te voeren.

Uploaden - Automatische revisie detectie

De document repository manager is verbeterd. Het is niet langer nodig om op het barcode icoon te klikken om metadata uit de bestandsnaam te halen. Het systeem doet dit onmiddellijk voor u.

Voordelen?

• Cooperlink detecteert automatisch wanneer het om een nieuwe revisie gaat als de documentcode in de naam voorkomt
• Cooperlink detecteert automatisch het revisienummer wanneer dit in de naam wordt vermeld (vereist het gebruik van een documentcode)
• In andere gevallen vraagt de upload manager u of u de revisie index automatisch wilt verhogen. Als u probeert een eerdere revisie in te dienen, wijst Cooperlink u daarop door de verlaging van de revisie-index duidelijk weer te geven.
• Ons team heeft het revisie-pictogram vervangen door een label voor de leesbaarheid

Deze functionaliteit is beschikbaar voor alle gebruikers, maar het vereist een aanpassing van de configuratie van uw werkruimte. Neem contact op met uw Customer Success Manager om deze aanpassingen door te voeren.

Automatische extractie van velden uit bestandsnaam (update)

Het was al mogelijk om metadata uit de bestandsnaam te halen in de upload manager. Cooperlink maakt het nu mogelijk:

• Om deze informatie automatisch te extraheren wanneer het document wordt gedetecteerd op het bronsysteem (bv. sharepoint, file server, ...)
• Om de extractie handmatig te forceren

Uploaden en delen in 1 klik

Als uw werkruimte in de handmatige modus staat, kunt u het bestand uploaden en delen met uw partners, rechtstreeks vanuit de uploadmanager.

Een nieuwe PDF-viewer

Als voorproefje op toekomstige functies hebben we onze nieuwe PDF-viewer al uitgerold. Naast de eerder beschikbare functies, kunt u nu ook:

• Gemakkelijker inzoomen op het document (CTRL+/CTRL- of CTRL + muiswieltoetsen)
• Toon het document op volledig scherm
• Druk het document af
• Miniatuurpagina's weergeven

Blijf op de hoogte, want deze viewer zal spoedig evolueren om u nog meer functies te bieden die u helpen bij uw dagelijkse taken. We hebben het dan bijvoorbeeld over annotaties, enz.

Verbetering van geavanceerd zoeken naar bestanden

De weergave van de geavanceerde zoekfunctie is licht gewijzigd voor een betere leesbaarheid. Het is nu ook mogelijk om te filteren op het type inhoud: bestand en/of map.

Download als ZIP met mappen uit de geavanceerde bestandszoekfunctie

De geavanceerde bestandszoekfunctie toont documenten in een platte weergave met behulp van filters. Gebruikers hebben Cooperlink gevraagd om de bestanden met hun mappenstructuur te downloaden.

Merk op dat in een ZIP-archief lege mappen niet worden opgenomen.

Workflows

Status van workflows in de documentmodule en aangepast pictogram

Controleer de status van workflows rechtstreeks vanuit de Documentenweergave.

Met het gepersonaliseerde pictogram kunt u het betrokken workflow model direct identificeren.

Het bewerkingsicoon (oranje) laat u weten dat er een actie van u wordt verwacht. Klik op de status om meer informatie te krijgen over de workflow.

Start workflows in bulk

In deze nieuwe versie wordt een workflow mandje geïntroduceerd. Vanuit het oogpunt van gebruik lijkt het erg op de document upload manager.

Hoe gebruik je het?

• Selecteer verschillende bestanden en kies een workflow model
• Het systeem geeft de essentiële informatie weer voor elke workflow.
• Selecteer elke workflow afzonderlijk om deze te bewerken of gebruik bulkbewerking om geselecteerde workflow -informatie te bewerken

Bent u iets vergeten? Ga terug naar Cooperlink om documenten aan uw mandje toe te voegen. Het workflow mandje is ook beschikbaar in de bovenste balk van de applicatie.

Let op: het workflow mandje is alleen beschikbaar in een enkele werkruimte. Als u van deze werkruimte wegnavigeert of de Cooperlink-toepassing sluit, gaat het mandje verloren.

Bewerk de details van een workflow

U hebt een workflow gestart en de verstrekte informatie is onjuist, een veld werd verkeerd gecodeerd, enz. Met de mogelijkheid om de gegevens van een workflow te bewerken, kunt u deze informatie corrigeren.

Deze functionaliteit is momenteel beperkt tot de auteur van de workflow en de beheerders van zijn organisatie. Voor meer informatie hierover kunt u terecht op Customer Success Manager.

Correspondentie

Indicatoren op poststukken en op de brievenbus

In de Cooperlink app heb je een direct overzicht van de status van taken en correspondentie. De indicatoren vertellen u de bijdragers en de meest benadeelde status.

Unieke identificatiemiddelen

Aan elke email kan automatisch een unieke identifier voor de organisatie worden toegewezen. Om dit te activeren, ga naar de applicatie-instellingen, sectie Correspondentie.

Download alle email bijlagen in zip-formaat

U hebt een email ontvangen met verschillende bijlagen. U kunt ze nu allemaal met één klik downloaden in een ZIP-archief.

Tag van een nieuwe email, antwoord of doorsturen (Outlook plugin)

Het is nu mogelijk om in Cooperlink een nieuwe email te identificeren die je opstelt. Bij een antwoord op een eerder geïdentificeerde email wordt deze automatisch opgeslagen in Cooperlink. In het geval van doorsturen wordt de e-mail niet automatisch geïdentificeerd, maar worden suggesties aangeboden.

Taken

Workflow taken

Workflow taken verschijnen nu afzonderlijk in uw werkruimte. Ze zijn te herkennen aan een kenmerkend pictogram. Er is ook een nieuw filter toegevoegd.

Tabs

Cooperlink evolueert en zo ook de hoeveelheid informatie. Om u in staat te stellen naar de essentie te gaan, hebben wij de taakinformatie gegroepeerd met behulp van thematische tabbladen.

Misc

Trefwoorden voor datumfiltering

De datumfiltercomponent is verbeterd met nieuwe trefwoorden en automatische bijwerking van de datums bij gebruik van de filter.

Gebruikers vermeldingen (icoon update)

Een kleine verandering zonder functionele impact in de meldingsfuncties. Het bel-pictogram is vervangen door een tekstballon voor een betere consistentie in de app.

Diverse verbeteringen

Meer en meer van u gebruiken Cooperlink elke dag en wij zijn verheugd. Elke dag worden er duizenden bestanden uitgewisseld tussen bedrijven, automatisch of op basis van gebruikersacties. Er zijn honderden taken en workflows die worden gestart, beantwoord en gesloten, er zijn honderden e-mails die worden gearchiveerd, etc.

Wij werken voortdurend aan het optimaliseren van de prestaties van de applicatie. In de afgelopen maanden heeft ons team gewerkt aan:

• Optimaliseren van de prestaties van de database
• Invoeren van een cache
• Het instellen van prioriteiten voor bewerkingen die door gastgebruikers worden gevraagd (bijv. downloaden)