Als we je hadden verteld dat we de afgelopen maanden werkloos waren geweest, had je ons dan geloofd? Natuurlijk niet, je kent onze irritante neiging om nieuwe releases vol nieuwe functies te maken. We veranderen duidelijk geen winnend team!

Hier hebben we het over meldingen, rapportage en verschillende verbeteringen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid.

Neem contact op met uw account- of succesmanager voor meer informatie. Opmerking: de beschikbaarheid van deze functies is afhankelijk van uw abonnement. Sommige functies kunnen onderhevig zijn aan uitgestelde implementatie. Klik in de Cooperlink app op "Help > Over" voor meer informatie over de versie die u momenteel gebruikt.

Documenten

Titelveld op bestanden en mappen

Je kunt nu een titel aan je bestanden en mappen geven, in plaats van alleen de bestandsnaam. Met Cooperlink kun je ook de titel uit de bestandsnaam extraheren.

Opmerking: neem voor bestaande projecten die een metadata als titel gebruiken contact op met uw Success Manager.

Bestand kopiëren

Je kunt nu een bestand kopiëren van een bronmap naar een doelmap, inclusief de metadata. Met deze functie kun je ook bestanden kopiëren tussen twee verschillende documentbibliotheken (bijv. Sharepoint naar Autodesk ACC).

Standaard revisienummer voor documenten gedetecteerd vanuit DMS

Wanneer een nieuw document wordt gedetecteerd op het DMS (bijv. Sharepoint), kent Cooperlink nu een standaard revisienummer toe.

Reset metadata waarde bij nieuwe revisie

Je kunt nu metadatavelden identificeren die opnieuw moeten worden ingesteld wanneer een documentrevisie wordt geüpload of gedetecteerd op de DMS. Als het veld verplicht is, moet de emitter een nieuwe waarde opgeven.

Workflows

Online versie van de Master Deliverable Register

Waar veel gebruikers op hebben gewacht, is hier eindelijk de lijst met documenten die ter goedkeuring zijn ingediend in een versie die online kan worden geraadpleegd zonder het Excel-rapport te exporteren. De weergave geeft je een overzicht van de individuele reacties van elke bijdrager en de relevante deadlines. U kunt ook kiezen welke kolommen u wilt weergeven.

Workflows met observaties - Nieuwe indicator en kleur

Tot nu toe had je de groene en rode status om de afsluitstatus van een document aan te geven. Wanneer er nu een opmerking is geschreven, een bijlage is toegevoegd of een annotatie is gemaakt, wordt de reactie van de gebruiker in oranje weergegeven en geeft de indicator de aanwezigheid van opmerkingen aan. Een kolom die de aanwezigheid van opmerkingen aangeeft (waarschuwingspictogram) is ook zichtbaar in het Master Deliverable Register.

Individuele gebruikers toewijzen aan workflow rollen

Het is nu mogelijk om personen toe te wijzen aan workflow rollen, en niet langer alleen organisaties. Alleen de persoon die aan deze rol is toegewezen, ontvangt daarom de goedkeuringstaak en gerelateerde meldingen.

Start workflow met een voorbeeld op volledig scherm

Wanneer je een workflow start op een document, zie je nu een voorbeeld van het document. Ook is het formulier voor de duidelijkheid opgedeeld in stappen. Ook kun je beginnen met het invullen van het formulier, terwijl je elders in de applicatie navigeert. Cooperlink workflow manager slaat je werk op. U kunt later terugkomen en het formulier invullen.

Vorig antwoord weergeven in workflow

Als je een opdracht krijgt om een document opnieuw te bekijken, informeert Cooperlink je over je vorige antwoord.

PDF-annotaties opnemen in deliverables

Je kunt nu PDF-annotaties opnemen in de geëxporteerde documenten van de deliverables.

Optie om omslagblad als laatste pagina te hebben

Wanneer je met tekeningen werkt, is het soms het beste om het voorblad aan het einde van het document in te voegen en niet aan het begin. Er is een nieuwe optie beschikbaar in de workflow designer waarmee je deze keuze kunt maken.

Verschillende goedkeuringsperiode voor de tweede en volgende workflow cycli / herzieningen

Bij het gebruik van een goedkeuring workflow op een tweede revisie van een document, is het soms vereist dat de deadline voor deze nieuwe revisie korter is dan de initiële deadline. Met Cooperlink kunt u nu een periode configureren voor de eerste uitvoering, en een andere periode voor daaropvolgende uitvoeringen.

Eigenaar van werkruimte kan nu afbreken workflow

Als werkruimtebeheerder kun je nu een workflow afbreken die door een partner is gestart.

Rapportage

Exporteer informatie over document of revisie

Bij het exporteren van workflow lijsten naar Excel kun je nu de werkelijke waarden van de specifieke documentrevisie gebruiken die is gebruikt in workflow en niet alleen de informatie op de documentcontainer.

Toegang tot workflow waarden in takenlijstrapporten

Bij het exporteren van een takenlijst naar Excel, voor workflow gerelateerde taken, kun je nu eigenschappen exporteren van het onderwerpdocument dat betrekking heeft op de workflow.

Taken

Partners (contactpersonen) toewijzen aan gedeelde taken

Als contactgegevens van partnergebruikers worden gedeeld in de werkruimte (hiervoor moet je de GDPR-instelling uitschakelen in de werkruimte-instellingen), kunnen gebruikers gedeelde taken nu rechtstreeks toewijzen aan de partnergebruiker in plaats van aan de hele partnerorganisatie.

Kennisgevingen

E-mail

We hebben de e-mailmelding die je elke dag ontvangt vernieuwd. Het is uitgebreid met extra en meer verbale secties. Gebruikers kunnen ook hun voorkeuren instellen wat betreft inhoud en frequentie. Om de instellingen te wijzigen, klik je op je avatar en ga je naar het menu Mijn profiel.

De nieuwe e-mail bevat nu :

• informatie over nieuwe documenten of nieuwe herzieningen
• informatie over workflows en individuele bijdragen
• opmerkingen over documenten

‍

BELANGRIJKE OPMERKING: vanaf nu zullen taken alleen worden gemeld via email wanneer ze zijn aangemaakt, wanneer ze dicht bij deadline zijn en 2 keer na deadline. Taken die te laat zijn worden niet meer herinnerd (behalve in het geval dat andere taken de notificatie triggeren).

Postvak IN

We hebben een aantal activiteiten in de inbox verbeterd. Je bent nu beter geïnformeerd over :

• de individuele antwoorden per workflow bijdrager (zelfs als de workflow nog niet klaar is), inclusief enkele indicatoren wanneer ze commentaar hebben toegevoegd
• de workflows die zijn gestart, afgebroken of voltooid
• opmerkingen. Ze zijn nu gegroepeerd in een aparte activiteit.

Ook op verzoek van de gebruikers worden de workflows updates gemeld aan alle leden van de organisatie en niet alleen aan de auteur.

Correspondentie

Automatische e-mailarchivering / tagging

Definieer trefwoorden in de instellingen van het project of de werkruimte. Als je de e-mail leest en het onderwerp komt overeen met een van deze trefwoorden, dan wordt de e-mail automatisch gearchiveerd in het project / de werkruimte. Om deze nieuwe functie te configureren, ga je naar de werkruimte-instellingen, sectie Berichten.

Traceren wie een gearchiveerde e-mail heeft gelezen

Cooperlink houdt nu bij wie een gearchiveerde e-mail heeft gelezen in de module Berichten > Correspondentie. Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor de interne medewerkers.

Status gelezen / ongelezen

Als je een email nog niet hebt gelezen, hetzij in je email box of in Cooperlink, dan verschijnt deze als ongelezen in de module Berichten > Correspondentie.

Configuratie

Assistent voor werkruimteconfiguratie

Op zoek naar een gemakkelijke manier om een Cooperlink werkplek in te richten? Vraag het Lee, je virtuele assistent. Vanaf nu vertelt hij je stap voor stap welke configuratiehandelingen je moet uitvoeren. En het beste van alles is dat hij je vertelt welke items je hebt geconfigureerd. Je kunt nu de voortgang van je configuratie zien.

Partners bedrijven toevoegen zonder mensen uit te nodigen

Cooperlink maakt het nu mogelijk om partnerbedrijven toe te voegen en de workspace te configureren zonder expliciet leden uit te nodigen op de workspace. Hierdoor kunt u de configuratie voltooien voordat u mensen uitnodigt.